En tant que dirigeant d’entreprise, vous êtes dans l’obligation de respecter toutes les dispositions prévues par le Code du Travail. Cela comprend plusieurs normes administratives liées à la gestion de paie. Cette tâche désigne un ensemble de démarches et de tâches concernant la rémunération de vos employés : création et émission des bulletins de paie, versement des salaires, déclarations sociales nominatives, soldes de tout compte, prise en compte des congés…
La paie est un sujet à la fois complexe et délicat qui vous demande un grand investissement de temps et de compétences chaque mois. Quelles sont les principales difficultés de la gestion de paie ? Comment les éviter ? Quelles sont les solutions pour faciliter le traitement de la paie pour votre entreprise ?
Les mentions obligatoires sur la fiche de paie
Un bulletin de salaire doit comporter un certain nombre de mentions légales obligatoires. La nature des montants et des versements, les notes de frais, le défraiement des transports ou repas… tous les éléments relatifs à la rémunération de chaque salarié font l’objet d’une ligne spécifique sur la fiche de paie.
- Les informations suivantes doivent être mentionnées sur le bulletin de salaire :
- Le montant de la rémunération de base ;
- Le montant de la rémunération brute ;
- Le nombres d’heures payées à taux normal ;
- Le nombre d’heures payées par majoration ;
- La nature et le montant des versements accessoires : tickets restaurant, frais de transport, primes d’intéressement…
- Les repos compensateurs ;
- La date de versement du salaire ;
- La date des congés payés ;
- Le montant de l’ensemble des cotisations prévoyance : santé, accident du travail, retraite, famille et chômage ;
- Le montant des exonérations et allègement des cotisations employeur ;
- Le montant net à payer avant impôt et le montant du prélèvement à la source ;
- Les mentions finales d’information.
Toutes ces informations doivent figurer sur la version papier comme sur la version dématérialisée du bulletin de paie. L’absence de ces mentions obligatoires peut entraîner plusieurs sanctions pour l’entreprise (amende, dommages et intérêts). Consultez un prestataire pour vous assurer de la conformité de vos bulletins de salaire.
Le fonctionnement de la Déclaration Sociale Nominative
Généralisée depuis janvier 2019, la Déclaration Sociale Nominative est le mode de transmission des données de l’employeur pour déclarer et verser les cotisations aux divers organismes sociaux. Il s’agit d’un document unique, mensuel et dématérialisé qui permet aux employeurs de simplifier leurs démarches d’obligations sociales. La DNS comporte les informations de la paie du salarié et le signalement des changements de situations pour l’Assurance Maladie (arrêts maladie, accident du travail, congés parentaux…) et pour Pôle emploi (embauche, fin de contrat). Toutes les entreprises privées qui emploient des salariés doivent soumettre leur DNS.
Ce document peut être généré par un logiciel de paie en ligne comme Silae. Ces plateformes permettent au gestionnaire de paie de renseigner les données de paie dans la DNS simplement. Après son envoi aux organismes concernés, la DNS est soumise à différents contrôles. Les administrations peuvent adresser des retours pour que l’employeur effectue certaines corrections si besoin est.
Les sanctions en cas d’erreurs ou de retard de DNS
Une déclaration tardive peut entraîner des pénalités de retard pour l’entreprise. Un défaut de production de la DNS dans les délais vous expose à une pénalité de 1,5% du plafond mensuel de la sécurité sociale par salarié et par mois de retard. Cette pénalité est calculée en fonction de l’effectif recensé dans la dernière déclaration de l’employeur.
Les risques d’erreurs en gestion de paie
Il est primordial de vous prémunir contre les conséquences d’une mauvaise gestion. Vous devez vous assurer que la réglementation est rigoureusement appliquée et que les normes prises en compte pour le traitement de la paie sont à jour. L’actualisation en temps réel des taux et des mesures de droit social sont des facteurs majeurs pour la conformité de la paie.
Vous pouvez limiter les risques en optant pour l’utilisation d’un logiciel en ligne comme Silae. Cette plateforme, leader du marché vous assure des mises à jour régulières des normes appliquées et des conventions collectives. De plus, vous pouvez, si vous le souhaitez, permettre à vos employés de saisir eux-mêmes leurs données (congés payés, arrêts de travail…) pour optimiser le traitement des informations.
Enfin, l’externalisation de la paie auprès d’un prestataire expert est la solution la plus efficace pour garantir la conformité de la paie tout en vous libérant de cette tâche complexe et chronophage.
Les conséquences possibles d’une erreur de gestion de paie :
- Contrôle de l’Urssaf ;
- Saisie des Prud’hommes ;
- Dégradation de l’image et de la réputation de l’entreprise ;
- Détérioration des relations avec les employés ;
- Sanctions financières ;
- Perte de temps ;
- Action en justice et versements de dommages et intérêts.
Demandez l’aide d’un prestataire pour éviter les difficultés liées à la gestion de paie
Une analyse de conformité de la paie
Le calcul de la paie des collaborateurs, quelle que soit la taille de l’entreprise, répond à une multitude de réglementation parfois complexes. Si les grandes entreprises peuvent se prémunir contre les difficultés liées à la gestion de paie en y consacrant des ressources financières et humaines importante, cette tâche peut s’avérer plus complexe pour les entreprises de taille intermédiaire. Le suivi des évolutions réglementaires et les risques liés aux erreurs peuvent affecter leur activité.
Pour toute entreprise, il est important de prendre le temps d’effectuer une analyse de conformité de la paie auprès d’un prestataire afin de vous assurer que vous respectez bien toutes les normes législatives en vigueur. Opaylink vous propose d’effectuer un contrôle des éléments variables de paie : conventions collectives, accords d’entreprise, règles sociales… Cet audit vous permet d’identifier les éventuelles anomalies et de disposer de préconisations afin d’éviter les sanctions en cas d’erreur.
Nos solutions d’externalisation
En externalisant le traitement de la paie, vous confiez cette tâche à une équipe spécialisée disposant de toutes les connaissances nécessaires et qui effectue une veille sociale et légale constante.
Déléguer la paie à un prestataire permet de limiter les risques d’erreurs et de sécuriser les données relatives à la rémunération de vos salariés. Vous gagnez en sérénité tout en pouvant vous consacrer pleinement à votre cœur d’activité.Découvrez nos offres pour bénéficier de la solution de gestion la plus adaptée à vos besoins et à votre budget.