Lorsqu’un salarié s’apprête à quitter votre entreprise, vous avez l’obligation de lui fournir ce que l’on appelle le solde de tout compte.
De quoi s’agit-il exactement ? Quelle est la méthode pour le calculer ? Quels sont les éléments à prendre en compte ? Existe-t-il des simulateurs qui vous permettraient d’estimer cette somme plus facilement ? Opaylink, votre prestataire en gestion de la paie répond à toutes vos questions !
Comprendre le Solde de Tout Compte
Qu’est que le Solde de Tout Compte ?
La notion de “solde de tout compte” est parfaitement maîtrisée par les gestionnaires de paie professionnels mais il est toujours bon de faire une petite piqûre de rappel, non ?
Un solde de tout compte est un document relatant les différents montants versés par un employeur à son salarié lors de la rupture du contrat de travail. Il est obligatoirement remis à la fin d’un CDD ou d’un CDI, quelle que soit la raison de l’arrêt du contrat (fin de mission prévue, démission, licenciement, rupture conventionnelle, départ à la retraite…). Cela fait partie des documents obligatoires à remettre à un salarié lors de son départ de l’entreprise. Il peut être remis lors de la rupture du contrat ou le jour du départ physique de l’employé si ce dernier est dispensé de préavis.
De son côté, le salarié doit attester la réception du solde de tout compte en donnant un reçu à son ancien employeur.
Contenu du Solde de Tout Compte
Le solde de tout compte répertorie l’ensemble des éléments de rémunération du salarié et ses indemnités payées lors de son départ de l’entreprise.
Concrètement, un simulateur de solde de tout compte doit renseigner :
- Le salaire dû par l’employeur ;
- Les heures supplémentaires non payées ;
- L’indemnité de départ ;
- Les congés payés et RTT restants ;
- Les éventuelles primes (13e mois par exemple) ;
- Le solde du compte épargne temps (CET) ;
- La prime de précarité (CDD uniquement) ;
- L’épargne salariale (si le salarié demande à la récupérer).
Vous l’aurez compris, il s’agit d’un document très important qu’il faut contrôler après édition. Il apparaît alors évident qu’il doit être généré et vérifié par de véritables experts de la paie. En effet, il peut être contesté par le salarié si l’employeur a commis une erreur ou un oubli (volontaire ou non) dans le calcul des différentes indemnités qui doivent être versées.
Afin de vous éviter tout problème lors du départ de l’un de vos salariés, soyez très vigilant et confiez cette tâche à un professionnel de la paie.
Depuis bientôt 10 ans, nous utilisons le logiciel Silae pour la gestion des paies de nos clients. Nous avons opté pour la solution leader du marché pour de nombreuses raisons, que nous vous invitons à découvrir dans l’article dédié, mais également car ce logiciel Saas propose un simulateur de solde de tout compte très performant.
Délai de paiement d’un solde de tout compte
L’article L1234-20 du Code du travail stipule que le solde de tout compte est rédigé par l’employeur et représente l’ensemble de toutes les sommes versées à l’employé lors de la rupture du contrat. Le solde de tout compte est un document obligatoire que doit remettre l’employeur, le dernier jour du contrat du salarié. Si les documents de fin de contrat n’ont pas été remis, le salarié doit envoyer à l’employeur une mise en demeure par lettre recommandée avec avis de réception.
À compter de cette mise en demeure, l’employeur doit impérativement envoyer les documents. Si par la suite ils ne sont toujours pas remis, l’employé peut porter plainte contre l’employeur.
Il est donc important d’utiliser un simulateur de solde de tout compte, que vous soyez employé ou employeur, afin de savoir si votre solde de tout compte est juste. S’il est faux, l’employé peut porter plainte dans les 6 mois qui suivent la remise du document. Le solde de tout compte doit être remis le dernier jour du contrat de travail du salarié, mais la somme due peut, elle, être perçue au plus tard à la date habituelle du versement de votre salaire.
Simuler un solde de tout compte
Maintenant que vous avez en tête l’importance d’un solde de tout compte juste, vous devez également percevoir l’intérêt d’utiliser un simulateur pour la vérification ou la réalisation de ce dernier.
Cependant, quelques questions demeures sûrement, voyons ensemble les réponses.
Qui peut demander une simulation de solde de tout compte et à qui ?
Avant de transmettre le document à votre salarié sur le départ, vous pouvez demander à votre gestionnaire de paie référent (GDP) d’utiliser un simulateur de solde de tout compte. Ainsi, vous avez déjà connaissance de la somme que vous devez lui verser dans le cadre de la fin de son contrat de travail. Vous pouvez également en profiter pour signaler des erreurs, cela évitera de créer des tensions entre vous et votre futur ex-employé.
À savoir : un salarié ne peut pas formuler une telle demande, il doit attendre la remise du document pour en prendre connaissance. En revanche, il peut contester les éléments indiqués et demander une régularisation.
Pourquoi et quand utiliser un simulateur de solde de tout compte ?
La fin d’un contrat de travail peut intervenir à tout moment, à votre initiative ou à celle de votre salarié. Il peut également s’agir de la fin prévue au contrat dans le cadre d’un CDD par exemple. Quelle que soit la raison du départ de votre employé, vous avez l’obligation de lui fournir ce document au même titre que son attestation Pôle emploi dans certains cas.
Il est difficile pour vous, employeur, DRH, manager, de connaître la somme que vous devez verser au salarié partant. Il peut alors être intéressant de demander une simulation de solde de tout compte pour connaître son montant avant édition du document officiel. Il s’agit d’une démarche que maîtrise parfaitement votre société de gestion de paie externalisée. Vous devez alors communiquer les différents éléments variables de salaire qui entrent en compte dans le calcul du solde. Une fois le document simulé, vous le recevez par e-mail et pouvez le consulter librement.
Attention, il s’agit à cette étape précise d’un document non-officiel qui n’est pas transmis au salarié. C’est seulement à la fin effective du contrat de travail que le véritable solde est édité et envoyé.
Silae, le meilleur simulateur de solde de tout compte
Si vous êtes un fidèle lecteur de nos articles, vous savez à quel point le logiciel de paie SILAE dispose d’un éventail très large de fonctionnalités. Les principales fonctionnalités de ce logiciel de paie sont :
- Intégration des éléments variables de paie en masse
- Mise à jour automatique de plus de 830 conventions collectives (CCN)
- Édition des bulletins de paie nominatifs
- Envoi automatique des déclaratifs aux différents organismes collecteurs
- Gestion des congés payés et absences
C’est d’ailleurs pour ces raisons que votre société de paie externe Opaylink a opté pour cet outil accessible en mode Saas ! Parmi les fonctionnalités de paie Silae, la création des soldes de tout compte est indispensable. C’est à partir de Silae que votre gestionnaire génère le document selon les informations transmises par vous et celles déjà renseignées dans le logiciel. Votre GDP est ensuite chargé de contrôler l’exactitude de chaque ligne, les intitulés et les montants associés. En cas de doute ou d’erreur, il se rapproche de vous pour obtenir une précision et être certain que toutes les informations ont bien été comptabilisées.
Combien coûte une simulation de solde de tout compte Silae avec Opaylink ?
En règle générale, il s’agit d’une prestation supplémentaire qui vous est facturée par votre gestionnaire de paie externe. Pour obtenir une simulation avec Opaylink, vous devez être client de notre service de gestion de paie. Peu importe l’accompagnement que vous avez choisi (gestion de paie intégrale, partagée ou autonome), nos GDP savent parfaitement effectuer cette tâche. Contactez-nous pour connaître les modalités et le coût de la gestion de paie !
Simulez tous vos documents de paie avec Opaylink
À savoir qu’il est également possible pour tous les clients Opaylink d’obtenir des simulations de bulletins de paie. Cela peut être utile dans le cadre d’un recrutement, pour savoir le montant du salaire à verser selon les conditions salariales souhaitées par le candidat. Il peut également être utile de simuler un bulletin de paie dématérialisé dans le cadre d’une augmentation de salaire. Ainsi, vous connaissez par avance le montant du revenu. Ce type d’estimation en ligne est possible pour évaluer le coût d’une embauche ou d’un contrat en intérim.
Si vous souhaitez pouvoir estimer les différentes indemnités ou coûts liés à la rémunération de vos salariés, nos experts peuvent vous accompagner.
Contactez-nous pour en savoir plus sur nos services de gestion de paie et sur l’utilisation du simulateur de solde de tout compte.