changer de logiciel de paie

Vous souhaitez changer de logiciel de logiciel de paie vous ne savez pas comment vous y prendre ? C’est une situation courante dans les TPE et PME qui se développent. Opaylink et l’ensemble de ses gestionnaires de paie vous conseillent sur la méthodologie à adopter et le moment opportun pour procéder à ce changement important.

3 informations clés sur le changement de logiciel de paie

  • C’est une décision qui doit être mûrement réfléchie selon vos besoins
  • C’est possible à tout moment de l’année (et pas seulement en janvier)
  • C’est l’occasion de bénéficier de nouvelles fonctionnalités performantes !

Réussir son changement de logiciel de paie avec Opaylink

Il s’agit d’une étape importante que vous ne pouvez pas réaliser seul. Si vous faisiez déjà appel à un prestataire externe, il a l’obligation de vous fournir l’historique de votre gestion pour que vous puissiez changer de logiciel de paie en toute sérénité. Pour cela, vous devez lui formuler la demande par écrit, de façon précise et lui indiquer un délai à respecter. Il doit de son côté s’engager à vous transmettre les déclarations sociales nominatives (DSN) et les bulletins de paie de vos salariés.

En parallèle, votre nouveau gestionnaire de paie se prépare en créant votre dossier entreprise ainsi que les fiches de vos salariés dans le logiciel français Silae, selon les informations que vous lui aurez communiquées préalablement.

Tout ce fonctionnement nécessite une organisation optimale de votre côté mais également du nôtre. C’est pourquoi dès que vous vous engagez avec nous, nos gestionnaires professionnels établissent un planning dans lequel figure chaque étape de la collaboration. Nous vous accompagnons tout au long de votre processus de changement de logiciel de paie car chez Opaylink, nous travaillons en bonne intelligence et dans une totale transparence !

Changer de logiciel de paie en optant pour Silae

Il existe en réalité deux types de logiciels de paie. Ceux que vous devez installer sur votre ordinateur comme une application et qui nécessite des mises à jour régulièrement, rendant la plateforme indisponible pendant quelques minutes (dans le meilleur des cas).

La solution que vous propose Opaylink représente de nombreux avantages, tant au niveau fonctionnel que financier. Tout d’abord, Silae est un logiciel de paie mis à votre disposition en ligne. Où que vous soyez, vous accédez à votre compte client rapidement, il vous faut simplement un ordinateur et une connexion internet.

Ce logiciel made in France est adapté à toutes les entreprises de tous les secteurs d’activité et contient plus de 600 conventions collectives mises à jour automatiquement chaque semaine assurant la conformité des bulletins de paie et DSN.

Enfin, le troisième avantage non négligeable concerne les droits d’accès sur-mesure. Vous déterminez quel collaborateur peut accéder à quelles fonctionnalités selon son poste, ses missions, ses responsabilités.

Pour quelles raisons devez-vous changer de logiciel de paie ?

Plusieurs raisons peuvent vous inciter à étudier les différentes solutions de gestion de paie qui existent sur le marché. Les outils ont évolué, de nouveaux logiciels sont arrivés progressivement sans que vous ne vous y intéressiez particulièrement. Mais voilà que vous rencontrez des difficultés et la nécessité de changer de logiciel de paie devient importante. Passons en revue les différents cas de figure que vous pouvez rencontrer et qui vous pousse à chercher un nouveau programme.

Les fonctionnalités proposées ne répondent plus à vos besoins

Votre entreprise évolue et son développement entraîne inévitablement de nouveaux besoins. Après la simple gestion de paie, vous pouvez avoir besoin d’un outil de gestion des congés payés et absences de vos salariés, ou encore d’un SIRH (système d’information de gestion des ressources humaines). Dans ce cas, changer de logiciel de paie peut s’avérer obligatoire si la version actuelle n’offre pas toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin.

La solution est trop instable techniquement et peu fiable

A l’usage, vos gestionnaires de paie s’aperçoivent que le logiciel rencontre des problèmes techniques fréquemment, impactant leurs performances et leur travail au quotidien. Eh oui, comme toute solution informatique, vous n’êtes jamais à l’abri d’un bug technique ! Si vous faites appel à un prestataire de paie externe qui utilise un outil peu fiable, vous vous rendez également vite compte lorsque les bulletins de paie sont non conformes ou non réalisés dans les délais. Face à ce constat, vous ne devez pas rester indifférent ! C’est l’occasion de chercher rapidement un prestataire professionnel comme Opaylink ayant choisi un outil leader sur le marché : Silae.

Le montant de votre gestion de paie est trop élevé

Même si elle est indispensable quelle que soit la taille de votre entreprise, la GDP doit être un poste de dépense maîtrisé. Chaque année, prenez le temps de calculer combien vous coûte cette spécialité RH. Si elle est confiée à vos gestionnaires internes, additionnez le prix de la licence d’accès au logiciel, les salaires de chaque employé, le matériel informatique investi et toutes les dépenses associées.

Si vous optez pour l’externalisation de la paie, le montant dépensé chaque année est plus simple à calculer. Vous disposez d’un devis sur-mesure dans lequel figure chaque prestation facturée et son montant. Vous pouvez également demander à votre prestataire de vous communiquer l’information. Très vite, vous allez constater que changer de logiciel de paie en optant pour un prestataire externe est une véritable solution économique et représente de nombreux avantages.

Un nouveau logiciel adapté à votre entreprise est apparu sur le marché

Le marché des logiciels de paie ne cesse d’évoluer. De nouveaux acteurs français et étrangers développent des outils spécialisés dans la gestion de paie et la gestion sociale, conscients qu’il existe de nombreuses opportunités à saisir auprès des TPE, PME mais aussi des Grandes Entreprises.

En faisant quelques recherches ou en échangeant avec vos équipes, vous pouvez découvrir une solution adaptée à votre entreprise et à ses spécificités. Dans ce cas, nous vous conseillons de prendre votre temps avant de changer de logiciel de paie. Commencez par contacter l’éditeur pour en savoir plus sur les fonctionnalités, les tarifs, les options, les formules d’accompagnement, bref partez à la chasse aux infos avant de vous lancer ! Chez Opaylink, nous établissons un devis sur-mesure et gratuit selon vos besoins.

L’importance de bien se former au nouveau logiciel de paie

Vos gestionnaires internes ont besoin d’être formé à l’utilisation du nouveau logiciel pour être de nouveau opérationnels. Vous devez donc anticiper cette étape indispensable en vous rapprochant de votre prestataire ou de l’éditeur du programme pour organiser ces sessions de formation individuelles ou collectives. En fonction de la complexité de l’outil et de votre entreprise, plusieurs journées peuvent être nécessaires pour réussir votre changement de logiciel de paie. L’objectif est simple : rendre autonomes le plus rapidement possible vos équipes dans la prise en main de l’outil, le paramétrage des données et bien évidemment la création des bulletins de paie et DSN.

Si vous optez pour une externalisation complète de votre GDP, une journée de formation peut suffire pour appréhender les aspects qui vous concernent. C’est un véritable gain de temps et d’argent sur le long terme car à chaque évolution de l’outil, vos salariés devront être mis au courant et formés.

Pour réussir au mieux la phase de transition et de formation, nous vous conseillons d’impliquer vos gestionnaires de paie dans le choix de l’outil. Prenez en compte leurs retours, les difficultés rencontrées, les besoins spécifiques et informez-les régulièrement de vos recherches. Plus ils se sentiront impliqués, plus ils accepteront de changer de logiciel de paie facilement !

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