Externalisation de la paie : la solution pour votre entreprise ?

La gestion de la paie est souvent complexe et nécessite des compétences juridiques, fiscales et administratives. Elle peut être réalisée en interne, via un logiciel de paie et/ou un gestionnaire de paie. L’employeur a aussi la possibilité de l’externaliser auprès d’un prestataire spécialisé.

Sur cette page, découvrez tout ce qu’il faut savoir sur l’externalisation de la paie : ses avantages, ses modalités, son coût, etc.

Qu’est-ce que l’externalisation de la paie ?

L’externalisation de la paie consiste à confier toute ou partie de la gestion de la paie de ses salariés à un prestataire externe spécialisé.

Ce service inclut généralement l’établissement des bulletins de paie, la gestion des déclarations sociales, le suivi des obligations légales et la veille réglementaire. Cela permet à l’entreprise de sécuriser ses processus et de se concentrer sur son cœur de métier.

L’externalisation de la paie est une solution pour les entreprises souhaitant gagner du temps, réduire les erreurs et garantir la conformité de leur gestion salariale. Pour une PME, une ETI ou un grand groupe, déléguer cette tâche permet souvent aux équipes de gagner en efficacité et de concentrer leurs efforts sur les actions à plus forte valeur ajoutée.

À qui s’adresse l’externalisation de la paie ?

Si vous êtes convaincu des bénéfices que peut avoir l’externalisation de la paie, au moins en théorie. Une question demeure peut être : serait-ce une solution pour VOUS ? L’externalisation est-elle LA solution aux problèmes de paie que vous rencontrez actuellement ? (retards, erreurs, etc.)

Pour répondre à cette question, disons que tout dépend des spécificités de votre société. Chez Opaylink, nous accompagnons plus de 300 entreprises de taille et de secteurs très variés, et toutes retirent un avantage certain de notre collaboration. Certaines profitent surtout des économies d’échelle sur les accès que nous avons au logiciel Silae, là où d’autres apprécient surtout de ne plus se demander si leurs bulletins sont conformes aux dernières législations.

Si nous devions cependant tirer un portrait global, nous constatons que l’externalisation, partielle ou totale, de la gestion de paie convient particulièrement :

• Aux PME et ETI ayant entre 10 et 500 salariés
• Aux entreprises multisites ou avec un fort turnover (restauration, événementiel, BTP…)
• Aux structures confrontées à des conventions collectives complexes (SYNTEC par exemple)

Si vous n’êtes pas certain qu’externaliser les paies de votre entreprise pourrait améliorer votre quotidien professionnel, laissez-nous vous en convaincre ! Contactez-nous et nous discuterons ensemble des avantages potentiels, selon les spécificités de votre organisation et selon votre secteur d’activité !

Quel que soit votre domaine ou votre nombre de salariés, certains avantages de l’externalisation de la paie semblent tout de même se dégager, passons-les en revue.

Pourquoi externaliser la paie de son entreprise ?

La gestion de la paie est un pilier fondamental de la vie d’une entreprise. Pourtant, elle est aussi source de complexité, de stress et de risques juridiques. Externaliser la paie permet de se recentrer pleinement sur son cœur de métier, tout en assurant une gestion fiable, conforme et fluide de ses obligations sociales.

Mais externaliser la paie peut également revêtir un intérêt économique. En effet, dans de nombreux cas, confier les tâches complexes et chronophages liées à la paie à une société spécialisée est souvent plus économique que le recrutement d’un salarié en interne. Pour comprendre cela, nous vous avons rédigé un article dédié aux coûts de la gestion de paie en interne.

Ne plus avoir à gérer les paies de ses salariés a de nombreux autres avantages, nous les avons listés en détail dans notre page ressource sur les 5 raisons d’opter pour l’externalisation de la paie.

Les avantages de l’externalisation

L’externalisation de la gestion des salaires présente des avantages manifestes, notamment une réduction des coûts, une diminution des erreurs et une ponctualité accrue. Mais certains bénéfices ne sautent pas aux yeux et sont pourtant parmi les principales sources de satisfaction de nos clients.

Les 3 avantages les plus courants de l’externalisation de la paie :

1. Le prix : Dans la majorité des cas, confier ses paies à un prestataire est moins coûteux que d’internaliser cette expertise.
2. Le gain de temps : plus besoin de suivre les évolutions réglementaires, d’éditer les bulletins selon les dernières normes, etc.
3. La suppression des erreurs : le prestataire garanti la fiabilité des bulletins, tous les mois, toute l’année.

Les 4 avantages de l’externalisation de la paie auxquels vous n’aviez (peut-être) pas pensé :

1. La Sécurité juridique : Avec des paies et des déclarations toujours justes, vous supprimez votre risque d’amande en cas de contrôle URSSAF.
2. Un Booste de la productivité RH : Désormais affectées à d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée, vos équipes RH gagnent nettement en productivité !
3. L’accès à une expertise paie à moindre coût : Pour moins chère que le salaire d’un gestionnaire en interne, vous bénéficiez des expertises complémentaires de tous nos gestionnaires de paie. Votre dossier est confié à votre gestionnaire paie dédié, qui sera votre interlocuteur privilégié.
4. L’adaptabilité à toute épreuve : vous fusionnez et doublez vos effectifs du jour au lendemain ? Aucun problème côté paie, votre prestataire absorbe la charge. Dès le départ et tout au long de notre collaboration, nous vous proposons un accompagnement entièrement sur mesure.

Pour être certain de vous fournir une prestation qui correspond à vos besoins et spécificités, nous proposons 3 niveaux d’accompagnements, de l’externalisation totale à la simple mise à disposition de l’outil logiciel.

Nos niveaux d’accompagnement en externalisation de la paie

Opaylink vous propose trois niveaux de gestion de paie, vous permettant de choisir le degré de délégation qui vous convient le mieux.

À noter qu’il est tout à fait possible de changer à tout moment, même après la mise en œuvre de votre projet d’externalisation de vos paies.

1. La gestion de paie intégrale : 100% externalisée

C’est celle que l’on a le plus souvent en tête lorsqu’on parle d’externalisation. Ici, vous nous transmettez vos éléments variables (heures supplémentaires, primes, etc.), et on s’occupe de tout : les paies, vos DSN, etc. Idéal pour les structures qui manquent de personnel en RH ou qui souhaite le remobiliser sur d’autres tâches comme le recrutement.

Résumé : Une prise en charge complète, zéro souci pour vous, des paies justes et à l’heure toute l’année, sans rien faire.

2. La gestion de paie partagée : vous entrez les éléments, nous produisons les bulletins

À mi-chemin entre l’externalisation et l’internalisation, la gestion partagée consiste en une collaboration entre une personne en interne et l’équipe paie de Opaylink. Nous formons la personne en charge sur Silae, afin qu’elle renseigne elles-mêmes les éléments variables (heures, absences, …). Notre équipe se charge ensuite de générer les bulletins et envoyer les DSN. Évidemment, comme pour tous nos niveaux d’accompagnement, vous avez le contact direct du gestionnaire en charge de votre dossier, si vous avez la moindre interrogation.

Résumé : Un équilibre entre autonomie et sécurité, avec un expert pour assurer la conformité.

3. La gestion autonome : nous vous formons à Silae et restons disponibles en assistance.

Idéale si vous avez les ressources internes suffisantes à la gestion de vos paies et que vous souhaitez bénéficier des nombreux avantages des solutions paie et RH de Silae. Nous mettons à votre disposition notre licence Silae et nous formons vos équipes à l’usage du logiciel. La formation proposée est sur mesure et vise à vous rendre le plus efficace possible dans la production de vos bulletins. Grâce à la puissance de Silae, vous gagnez un temps précieux au quotidien et vous assurez une conformité.

Votre gestionnaire paie dédié reste toujours à votre disposition pour vous assister en cas de blocage.

Résumé : Une gestion interne optimisée, avec l’assurance d’un accompagnement en cas de difficulté.

Quel que soit votre niveau d’accompagnement, nous utilisons les logiciels de l’entreprise Silae pour vous accompagner dans votre gestion de paie. Il y a plusieurs raisons à ce choix, que nous allons détailler ensemble.

Pourquoi avons-nous opté pour Silae ?

Nous avons choisi de travailler avec Silae pour 3 raisons majeures.

1. La fiabilité : un moteur de paie ultra-paramétrable et constamment à jour, grâce au maintien de 900 conventions collectives.
2. La sécurité : avec un hébergement cloud certifié, pour ne pas compromettre les informations sensibles de vos salariés.
3. La collaboration : idéal pour les schémas d’externalisation partielle. Consultez la page dédiée pour savoir pourquoi Silae est idéale pour l’externalisation de la paie.

Si vous êtes convaincu par Silae, sachez qu’il n’est pas possible d’y avoir accès sans passer par un partenaire agréé tel que Opaylink. Découvrir pourquoi dans notre article sur l’obtention de Silae avec un partenaire.

Pourquoi choisir Opaylink pour l’externalisation de votre paie ?

De nombreux facteurs peuvent guider votre choix de prestataire pour l’externalisation de vos paies, nous les avons détaillés ici. En confiant votre gestion de paie à Opaylink, vous bénéficiez non seulement des avantages lié à l’externalisation, tel que présenté précédement, mais également de :

✔ Un service 100% sécurisé : Données protégées, sauvegardes automatiques et conformité RGPD garantie.
✔ Un expert dédié : Un interlocuteur unique pour vous accompagner et répondre à toutes vos questions.
✔ Une conformité assurée : Veille réglementaire permanente pour intégrer toutes les évolutions légales. (Vous pouvez en bénéficier gratuitement dès maintenant grâce à notre newsletter 100% paie)
✔ Des solutions flexibles : Une externalisation adaptée à votre niveau d’autonomie, à vos effectifs et à votre secteur d’activité.
✔ Un retour sur investissement rapide : Moins de risques d’erreurs, moins de coûts cachés, plus d’efficacité.

Pour vous faire une idée des bénéfices de l’accompagnement de Opaylink, le plus rapide reste de poser directement toutes vos questions. Alors demandez-nous plus d’informations grâce au formulaire dédié !

Comparatif : paies en internes vs paies externalisées

	Paie en interne	Paie externalisée
Temps consacré	Élevé	Réduit
Risques juridiques	Importants	Maîtrisés
Coût	Salarié + outils	Prestataire forfaitaire
Souplesse	Limitée	Totale

Retrouvez en détails toutes les différence entre ces deux fonctionnement dans notre article dédié aux différences entre la gestion de paie en interne VS externalisée.

FAQ : Tout savoir sur l’externalisation de la paie