Si elle s’avère indispensable dans toute entreprise, la gestion de paie n’est pas gratuite. Son coût peut très vite représenter une somme importante s’il n’est pas contrôlé ni maîtrisé. Pour cela, vous devez savoir ce que contient la facturation de cette prestation. Votre gestionnaire professionnel vous dit tout, en toute transparence.
3 bonnes raisons d’opter pour une gestion de paie maîtrisée et externalisée
- Vous limitez les dépenses superflues et ajustez votre budget au plus juste ;
- Vous ne payez que les prestations qui vous sont nécessaires ;
- Vous êtes accompagné par de vrais professionnels de la paie.
Que comprend le coût de la gestion de paie ?
Comme tout service ou prestation, la gestion de la paie n’est pas gratuite, qu’elle soit réalisée en interne ou confiée à un prestataire externe. Mais souvent, il n’est pas évident de savoir ce qu’elle comporte véritablement. Pour vous aider à optimiser le coût de votre gestion de paie, voici la liste des éléments qui entrent en compte dans les dépenses engagées :
- Le salaire des gestionnaires : eh oui, vous devez rémunérer vos salariés (ou votre prestataire) pour le travail effectué et cette dépense n’est pas anodine ;
- Le logiciel de paie : pour établir des fiches de salaire, effectuer les DSN ou tout autre bilan RH, s’équiper d’un logiciel est indispensable. Mais ce genre d’outil coûte relativement cher et doit entrer dans votre budget. Si vous souhaitez vous équiper en interne, sachez que cela représente plusieurs milliers d’euros chaque année ;
- Les fonctionnalités optionnelles : Silae est un logiciel très complet qui vous permet d’ajouter des fonctionnalités en cas de besoin particulier. Dans ce cas, il faut le prévoir dans les dépenses.
Combien coûte la gestion de paie externalisée ?
Si vous optez pour l’externalisation de la paie, sachez que vous réalisez inévitablement des économies puisque vous payez le coût des prestations mais pas le salaire complet de votre gestionnaire. Vous participez évidemment à l’achat de la licence d’utilisation du logiciel mais elle est partagée entre les différents clients Opaylink donc vous revient bien moins chère. Enfin, vous êtes facturé selon les prestations choisies et le nombre de bulletins à éditer. Le coût de votre gestion de paie est alors tout à fait transparent pour vous.
Le meilleur moyen de connaître le montant de vos dépenses liées à la gestion de paie externalisée est d’obtenir un devis gratuit, sans engagement et personnalisé. Et bonne nouvelle, c’est exactement ce que vous propose Opaylink ! Nous échangeons ensemble sur votre besoin, les spécificités de votre entreprise et réalisons un devis sur-mesure dans lequel figure le détail de chaque prestation facturée.
Comment maîtriser le prix de la gestion de paie ?
Vous l’aurez compris, la gestion de paie peut être un poste de dépense important pour votre entreprise lorsqu’elle est confiée à vos salariés en interne. Pour réaliser des économies et maîtriser les coûts, l’externalisation de la paie peut être une alternative intéressante.
Avant de vous lancer, prenez le temps d’étudier les différentes possibilités qui s’offrent à vous. Pour cela, faites le point sur votre besoin. Voici quelques pistes de réflexion que nous vous recommandons de suivre.
De quel accompagnement ai-je besoin pour ma gestion de paie ?
Cette question est très importante car elle détermine le coût de votre gestion confiée à un prestataire. Avec Opaylink, vous avez le choix parmi trois formules :
- Gestion de paie intégrale : nos gestionnaires prennent en charge l’intégralité de vos paies, de l’intégration des éléments variables à l’édition des bulletins de paie, en passant par l’envoi des DSN aux différents organismes ;
- Gestion de paie partagée : vous gardez la main sur la saisie des éléments variables de paie et nous prenons tout le reste en charge ;
- Gestion de paie autonome : nos équipes vous forment à l’utilisation du logiciel Silae afin que vos équipes en interne puissent gérer les paies de votre entreprise en toute autonomie.
Le coût de la gestion de paie va alors dépendre de la formule que vous choisissez mais également de la charge de travail que cela représente pour nos gestionnaires. En effet, entre une TPE qui compte 2 ou 3 salariés et une Grande Entreprise de plus de 100 salariés, le temps passé sur la paie est tout à fait différent, donc le prix de la prestation également.
Ai-je besoin d’outils complémentaires pour la gestion de mon personnel ?
En optant pour le logiciel Silae leader sur le marché en France, vous avez la possibilité de compléter ses fonctionnalités liées à la paie avec plusieurs outils pour gérer votre personnel ou stocker vos informations.
Tout d’abord, l’ouverture d’un coffre-fort numérique vous permet de mettre en sécurité toutes les données de vos salariés et de paie. Chaque collaborateur de votre entreprise bénéficie d’un espace personnel qui lui permet de consulter ces informations mais aussi de stocker des documents personnels.
Ensuite, vous pouvez opter pour ajouter une fonctionnalité de gestion des congés payés à Silae. En tant qu’employeur, vous ouvrez des droits d’accès personnalisés aux managers pour qu’ils puissent valider ou refuser les congés des membres de leur équipe. A l’inverse, les salariés utilisent cette plateforme pour consulter leur solde de congés et demander des jours de repos.
Enfin, si vous avez d’autres besoins RH, n’hésitez pas à contacter votre gestionnaire Opaylink pour savoir s’il existe une solution compatible avec Silae. De nombreuses fonctionnalités optionnelles peuvent vous être proposées en fonction de vos besoins alors profitez-en !
Comment vais-je communiquer avec mon prestataire pour l’avertir des changements ?
Vous êtes mieux placé que quiconque pour savoir qu’au sein d’une entreprise, les entrées et sorties de salariés sont fréquentes. Cela génère du travail pour votre service des Ressources Humaines mais cela a également un impact sur la gestion de paie.
En effet, pour chaque nouvel arrivant, une fiche salariée doit être créée dans Silae avec les coordonnées du salarié et les conditions de son contrat de travail. Vous devez alors avertir votre gestionnaire de paie et lui communiquer tous les éléments pour que la paie soit établie dans les bonnes conditions. C’est la même chose dans le cas d’un départ d’un salarié, quel que soit le type contrat de travail. Il faut réaliser le solde de tout compte et éditer les attestations Pôle Emploi.
La communication avec votre prestataire est donc primordiale. Elle doit être fluide, simple et rapide, y compris si vous avez besoin d’un renseignement. Avec Opaylink, vous avez un gestionnaire de paie dédié. Il connaît parfaitement votre entreprise et ses spécificités et est donc en capacité de répondre à votre besoin. Vous pouvez le joindre sur son email professionnel ou sur sa ligne téléphonique directe pendant les horaires d’ouverture de l’agence. Vous pouvez également échanger par SMS si besoin, ou réaliser une vidéoconférence. Tous les moyens de communication modernes facilitent grandement les échanges entre vous et vos prestataires, ainsi il n’y a plus de raison qu’une information soit mal communiquée !