La gestion de la paie des salariés est une tâche longue et assez complexe. Elle nécessite d’avoir de bonnes connaissances et compétences sociales, juridiques et administratives. Il existe de nombreuses façons de gérer la paie : elle peut être traitée en interne grâce à un gestionnaire de paie et un logiciel de paie. Ou vous pouvez faire le choix de l’externalisation paie : dans ce cas-là, vous confiez votre paie à un prestataire extérieur ou une société d’externalisation de la paie comme Opaylink.
Définition de l’externalisation paie ?
L’externalisation paie, c’est le fait de confier une partie ou la totalité de la paie de votre entreprise à un prestataire de paie spécialisé dans le domaine comme Opaylink, ce qui vous permet de vous concentrer sur votre cœur de métier. Le prestataire de paie choisi s’occupe d’établir les bulletins de paies, il s’occupe également des déclarations sociales obligatoires (DSN) et tout autre document nécessaire à la conformité de la paie. Le prestataire externe réalise aussi une veille juridique et réglementaire. Afin de garantir des bulletins de salaires conformes aux dernières normes en vigueur.
Les différents degrés de l’externalisation paie
Il existe différents degrés de l’externalisation de la paie. On distingue l’externalisation totale et l’externalisation partielle.
- Externalisation totale de la paie
Lorsque l’entreprise choisit l’externalisation totale de sa paie, le prestataire paie qu’il a choisi s’occupe de la totalité du processus de paie de l’entreprise. Il utilise son propre logiciel de paie qui se doit d’être performant, comme Silae, le meilleur logiciel pour votre gestion de paie. L’entreprise n’a donc rien à faire de son côté, mais des échanges réguliers sont quand même nécessaires entre les deux structures, pour transmettre des informations.
- Externalisation partielle
Dans le cas de l’externalisation partielle, les tâches sont réparties entre l’entreprise et la société d’externalisation. Le prestataire de paie fournit à l’entreprise un outil qui permet de faciliter la gestion de la paie. Cet outil, c’est un logiciel de paie comme Silae, qui permet de gagner en efficacité, avec par exemple la saisie en masse des éléments variables.
De son côté, l’entreprise doit simplement entrer les données nécessaires dans le logiciel de paie mis à sa disposition. Elle conserve le contrôle du processus RH.
Les avantages du logiciel Silae
Chez Opaylink, nous avons choisi le logiciel Silae car :
- Silae est fiable : chaque semaine, près de 800 conventions collectives sont mises à jour automatiquement assurant la fiabilité des bulletins de paie et DSN générés via l’outil ;
- La création d’accès sur-mesure : vous pouvez paramétrer des accès sur-mesure à vos collaborateurs en fonction des tâches confiées;
- La saisie en masse des éléments variables de paie : sur Silae, vous pouvez renseigner les éléments variables pour tous les salariés de votre entreprise
- Un outil adapté à toutes les entreprises : les fonctionnalités de base répondent parfaitement aux besoins des TPE et PME;
Comment marche l’externalisation de la paie
Si l’entreprise décide de choisir l’externalisation paie, elle doit définir des lignes directrices pour permettre une bonne collaboration entre elle et la société d’externalisation de la paie.
Tout d’abord, il faut mettre en place un système de transfert d’informations. L’entreprise doit partager avec le prestataire de paie des informations essentielles sur leurs salariés comme l’identité, le numéro de sécurité social, les salaires, le TJM ou encore la politique sur les congés payés ou arrêt maladie.
Les informations que l’entreprise partage avec le prestataire de paie sont des informations très sensibles et personnelles à chaque salarié, elles nécessitent donc d’être protégées. Le prestataire de paie doit respecter un accord de sécurité et de confidentialité. Il doit avoir recours à un logiciel de paie fiable, comme Silae et ses nombreux avantages.
Enfin, une fois que ce système est établi, le prestataire de paie utilisera toutes ces informations pour calculer les bulletins de paies et permettra aux salariés d’être payés dans les temps. Le prestataire de paie doit impérativement s’occuper de la conformité paie et encore des charges sociales.
L’externalisation paie pour une entreprise ne signifie pas qu’elle peut se passer de professionnels de paies en interne, mais permet plutôt à ses professionnels de se concentrer sur d’autres tâches importantes. L’externalisation paie représente de nombreux avantages pour votre entreprise.
Les avantages de l’externalisation paie
L’externalisation de la paie de votre entreprise représente de nombreux avantages :
- Gagner du temps
L’externalisation de la paie de votre entreprise vous permet de gagner un temps considérable. Elle vous laisse du temps à consacrer pour des tâches avec une meilleure valeur ajouté, vous pourrez également vous consacrer à votre cœur de métier à savoir la gestion du personnel du recrutement, des carrières. Les fiches de paies ne sont plus du tout du ressort de l’entreprise.
- Réduire les coûts
Dans le coût d’un bulletin de paie, de nombreux éléments doivent pris en compte comme : le prix du logiciel de paie, la formation d’un professionnel ou encore les coûts de pénalités financières émis par l’URSSAF en cas de non-conformité de la paie. Le choix de bulletin de paie dématérialisés réduits aussi les coûts pour votre entreprise.
- Eviter les erreurs
En externalisant votre gestion de paie, vous la confier à des professionnels qui se consacrent totalement à votre paie. Vous limitez ainsi les erreurs, les délais de paies non respectés ou encore des retards dans la déclaration de salaires.
- Garantir la conformité de la paie
La gestion de la paie est très complexe, c’est un domaine en constante évolution qui est soumis régulièrement à des nouvelles réglementations. Les conventions collectives, le taux des charges sociales ou encore les exonérations varient. Pour éviter des pénalités auprès de l’URSSAF pour tout retard et erreur, l’externalisation de la paie auprès d’une société spécialisée dans la paie comme Opaylink assure pour votre entreprise une veille juridique et garanti aussi des paies justes.
- Simplicité de l’interface
Le prestataire de paie met à votre disposition une interface, simple à utiliser et ne nécessitant aucune connaissance particulière. Vous n’avez juste qu’à saisir quelques données essentielles et par la suite à éditer les documents nécessaires. Cet outil numérique vous simplifie la vie.
- Données sécurisées
En externalisant la paie de votre entreprise, vous déléguez des informations internes sensibles. La protection de ces données est très importante, le prestataire de paie que vous choisissez doit être qualifié et expert dans son domaine tel que Opaylink. Pour l’aspect sécurité et confidentialité, il doit utiliser un logiciel fiable et performant comme Silae, qui permettra de protéger au mieux les informations de votre entreprise.
L’externalisation paie de votre entreprise avec Opaylink
La production des bulletins de paie, représente un investissement considérable pour les entreprises. Cette partie de l’activité est très importante et c’est pour cela que s’appuyer sur une société d’externalisation paie telle que Opaylink, permet de gagner en performances et d’optimiser sa gestion de paie.
Opaylink est une société active depuis 2015, experte dans la gestion de paie et la gestion sociale. Nous proposons diverses prestations qui s’adressent aux TPE, PME, ETI et cabinets d’expertise comptable. Les prestations se regroupent autour de trois offres qui sont : la gestion intégrale, la gestion partagée, et la gestion autonome.
- Gestion intégrale
Elle est adaptée à toute TPE, PME, ETI et cabinets d’expertise comptable. Avec cette prestation, nous nous chargeons de l’intégralité de la gestion de paie de votre entreprise. Ainsi, vous êtes déchargés de toute tâche administrative. Elle vous garantit la conformité de votre paie grâce au logiciel Silae qui a de nombreux avantages tels que : sa facilité d’accès, son ergonomie et la mise à jour automatique et hebdomadaire de plus de 800 conventions collectives.
- Gestion partagée
Elle vous permet un accompagnement personnalisé par Opaylink, afin que vous consacriez le moins de temps possible à votre gestion de paie. Nous formons votre équipe à l’utilisation du logiciel Silae, vous serez plus autonome sur la gestion de votre paie. Notre équipe reste également à votre écoute pour touts renseignements et informations supplémentaires.
- Gestion autonome
Cette prestation vous permet d’avoir une formation complète d’une journée, afin de connaître et de savoir utiliser le logiciel Silae. Elle est dispensée par nos gestionnaires de paie qui se déplaceront dans votre entreprise. Cette offre vous donne l’accès à toutes les fonctionnalités de la paie et réduit ainsi le coût de votre gestion de paie.
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