Avantages de l'externalisation de la paie

La gestion de paie est un sujet sensible car elle traite de données personnelles relatives aux salariés que vous embauchez. En tant qu’employeur, vous devez garantir une politique transparente et sécurisée à vos collaborateurs. Pour cela, il est recommandé d’opter pour l’externalisation de paie en faisant appel à un prestataire expert du sujet. Vous vous interrogez sur les avantages de cette solution ? Voici les trois raisons pour lesquelles vous devez opter pour la sous-traitance.

3 raisons de choisir l’externalisation de paie

  • Vous garantissez une qualité et une fiabilité de vos bulletins de salaire et DSN
  • Vous réalisez des économies conséquentes
  • Vous consacrez votre budget recrutement pour des postes à forte valeur ajoutée

L’externalisation de paie pour toutes les entreprises

Contrairement à certaines idées reçues, quelle que soit la taille d’une entreprise, la solution d’externaliser la paie est tout à fait possible. Que vous ayez un seul salarié ou des dizaines voire des centaines, vous pouvez faire appel à un prestataire spécialisé dans la gestion sociale pour lui confier tout ou partie de la paie.

Vous l’aurez donc compris, que vous soyez représentant d’une TPE, d’une PME ou encore d’une Grande Entreprise, vous avez le choix de gérer votre paie en interne ou en externe. Et cela est valable quel que soit votre secteur d’activité !

En quoi consiste la paie externalisée ?

Plusieurs étapes doivent être respectées pour réussir l’externalisation de votre paie, notamment concernant la transmission des éléments à votre prestataire. Nous vous proposons de passer en revue ces différentes étapes indispensables.

Communiquer tous les éléments variables de paie

Conscient que ce n’est pas votre cœur de métier, votre gestionnaire référent est à vos côtés dès le début de votre collaboration. Il vous guide dans les démarches et vous détaille tous les éléments variables de paie dont il a besoin pour créer votre dossier et les fiches de vos salariés dans le logiciel de paie.

Il s’agit des informations personnelles de vos collaborateurs, des éléments du contrat de travail, des primes versées ou encore des heures supplémentaires. Il est également obligatoire de communiquer la convention collective à laquelle vous êtes rattachée pour assurer un paramétrage correct de votre dossier.

Une fois tous ces éléments réunis, le gestionnaire peut débuter sa mission. Lors des premières paies, il est possible qu’il vous sollicite pour obtenir des renseignements complémentaires afin de s’assurer de l’exactitude des informations saisies.

Avertir votre prestataire des nouveautés

La vie d’une entreprise est ponctuée d’événements liés à vos salariés. Entre nouvelles arrivées et départs à la retraite, démissions ou ruptures conventionnelles, vos effectifs évoluent régulièrement et cela a des conséquences sur la paie de votre société. Vous devez donc avertir votre gestionnaire dès qu’un événement survient afin qu’il procède à la création ou à la mise à jour du dossier salarié, et qu’il édite les documents relatifs à une fin de contrat de travail.

En règle générale, les échanges peuvent se faire par email mais votre gestionnaire doit pouvoir être disponible pour vous accueillir ou pour se déplacer dans vos locaux si le besoin se fait ressentir. Il s’agit avant tout d’un métier où l’humain est au cœur des préoccupations, la relation client-prestataire est donc primordiale pour assurer une externalisation de paie efficace et durable.

Maîtrisez les coûts de votre gestion de paie externalisée

C’est souvent l’argument le plus important pour un dirigeant d’entreprise, et c’est tout à fait normal. Les dépenses sur une année sont importantes et impactent les finances de la société. Il faut donc vendre plus pour dégager des bénéfices et être rentable. Parmi les postes de dépenses les plus coûteux figure le paiement des salaires de vos collaborateurs. Pour limiter ces charges, vous pouvez externaliser plusieurs fonctions en faisant confiance à des prestataires spécialisés.

Concernant la gestion de paie internalisée plus particulièrement, plusieurs éléments doivent être pris en compte pour calculer le coût que cela représente pour votre entreprise. En plus de vos équipes à rémunérer, vous devez investir dans l’achat d’une licence pour un logiciel dédié. Chaque année, vous renouvelez cet abonnement qui vous coûte plusieurs milliers d’euros. A cela s’ajoutent les frais de formation de votre personnel. En effet, la paie évolue très régulièrement, vos équipes doivent donc être au courant de chaque changement pour assurer la fiabilité des bulletins. Voilà un poste de dépense important à considérer.

La solution d’externalisation de paie est alors idéale pour vous car elle vous permet de connaître de façon tout à fait transparente le coût représenté par la gestion sous-traitée grâce aux factures que vous recevez. Une fois que vous connaissez le coût unitaire d’un bulletin de salaire, vous pouvez calculer très rapidement quelle somme investir pour embaucher un nouveau salarié. Aucune surprise donc, vous maîtrisez vos dépenses et c’est un véritable avantage pour vos investissements.

Garantissez l’exactitude de chaque bulletin de vos salariés

En France, la paie est une spécialité RH très complexe en raison des nombreux éléments qui entrent en jeu dans son calcul (CCN, événements liés au salarié, indemnités et primes spécifiques…). Cela se voit sur les bulletins de salaire, avec un nombre important de lignes !

Elle évolue constamment, dès qu’un nouveau taux ou une convention collective est mis à jour cela a des impacts sur les calculs de salaire et de charges pour l’employeur et le salarié. Le suivi de toutes les nouveautés législatives s’avère complexe et chronophage pour une personne qui n’est pas formée à ce métier.

Grâce à l’externalisation de la paie, vous confiez ce sujet sensible mais ô combien important à de véritables experts dont la connaissance du métier et de la loi permet d’assurer une conformité totale de votre gestion. Si cela est rassurant pour vos collaborateurs, ça l’est également pour votre entreprise qui échappe aux pénalités appliquées par l’Urssaf en cas de non-respect de la réglementation (redressement, indemnité prud’homale…).

Optimisez vos recrutements sur des postes à forte valeur ajoutée

L’embauche d’un ou plusieurs gestionnaires de paie représente un coût important pour votre entreprise. Parfois, cela est indispensable mais ce n’est pas toujours le cas, notamment dans les PME et TPE pour lesquelles les charges salariales sont un poste de dépense à maîtriser pour assurer des bénéfices.

Si vous souhaitez confier la gestion de paie à votre service comptabilité ou ressources humaines, sachez que leur charge de travail va considérablement augmentée, au détriment de leurs missions pour lesquelles vos salariés ont été recrutés. Plus de temps sur cette tâche signifie moins de disponibilité pour l’administration du personnel qui doit rester une priorité, quelle que soit la taille de votre société.
Grâce à l’externalisation de la paie, vous n’ajoutez pas de nouvelles tâches à vos collaborateurs qui restent consacrés à leur cœur de métier. De même, si vous optez pour cette solution de sous-traitance, vous gardez votre budget pour embaucher des salariés sur des postes à forte valeur ajoutée (commerciaux, ingénieurs, chargés de production, managers…) qui contribuent à l’augmentation de votre chiffre d’affaires.

Combien coûte la gestion de paie externalisée ?

Le coût de votre gestion de paie confiée à un prestataire spécialisé dépend de plusieurs facteurs, il est donc important de prendre le temps de comparer les différentes solutions qui vous sont proposées. Devez-vous externaliser l’intégralité ou seulement une partie ? Faut-il privilégier un cabinet d’expertise comptable ou un prestataire expert en gestion de paie ? Le choix vous appartient et se fait selon votre besoin.

La facturation de la sous-traitance de paie dépend des prestations choisies et du nombre de bulletins de salaire à gérer. Plus vous optez pour une formule complète, plus le coût du bulletin augmente de façon tout à fait logique. En revanche, dans ce cas, vous n’avez rien à faire, si ce n’est communiquer les changements et événements relatifs à un salarié (arrivée, fin de contrat, arrêt de travail…).

Pour connaître le véritable coût de votre gestion de paie externalisée, nous vous conseillons de contacter différents prestataires pour comparer les prestations et tarifs. Veillez également à demander le coût d’une prestation complémentaire comme la simulation d’un bulletin de paie, d’une rupture conventionnelle ou l’extraction d’un bilan social.

Les tâches réalisées par votre prestataire externe de paie

En sous-traitant votre gestion à un prestataire spécialisé, vous pouvez choisir de lui confier tout ou partie du sujet en fonction de vos équipes internes. De nombreux prestataires proposent plusieurs formules d’accompagnement pour répondre à tous les besoins. Dans le cadre d’une gestion intégrale, vous confiez toute votre gestion de paie à des professionnels en qui vous avez confiance. La seconde solution proposée est la gestion partagée sur laquelle vous gardez la main pour ajouter les éléments variables de paie chaque mois mais vous ne vous occupez pas du reste. Enfin, la troisième solution s’adresse davantage aux entreprises qui disposent d’une équipe de gestionnaires en interne puisqu’il s’agit d’une formule autonome vous permettant de bénéficier d’un logiciel de paie Saas et d’un accompagnement externe si besoin.

Quelle que soit l’offre que vous choisissez, votre sous-traitant peut se charger de la saisie et du contrôle, de la gestion des arrêts de travail, des déclarations sociales (DSN) ou encore de l’administration du personnel.

Quand choisir l’externalisation de la paie ?

La prise de décision s’impose d’elle-même, lorsque vous constatez que la masse salariale de votre entreprise augmente et que la gestion de paie devient de plus en plus complexe pour vos équipes. Dans ces conditions, il est recommandé d’opter pour l’externalisation du processus de paie. Très vite, vous réalisez des économies considérables, notamment en évitant de procéder à l’achat d’un logiciel spécialisé qui représente un coût important.

Vous pouvez également opter pour cette solution dès le début de votre activité, afin de vous décharger des démarches administratives et légales de la paie. Vous êtes dirigeant d’une entreprise et vos priorités sont ailleurs, non ? Opter pour l’externalisation est la meilleure façon de consacrer tout votre temps au développement de votre entreprise tout en assurant l’exactitude des bulletins de salaire de vos collaborateurs. Chacun son métier, n’est-ce pas ?

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