Les retards en gestion de paie : quels sont les risques pour votre entreprise ?

retards en gestion de paie

Comme vous le savez, le versement du salaire de vos employés doit être effectué à dates fixes. Les employeurs ne respectant pas cet impératif peuvent être soumis à des sanctions. Quels sont les risques liés aux retards en gestion de paie ? Quelles sont les solutions pour les éviter ? Comme obtenir un traitement de la paie fiable et sécurisé ? Opaylink répond à vos questions.

Les règles concernant la date de versement des paies

Le paiement des salaires est, comme de nombreuses obligations administratives des entreprises, encadré par le Code du Travail. Les salariés sous un régime de mensualisation des revenus doivent être payés au moins une fois par mois et l’employeur est tenu de verser cette rémunération à intervalles réguliers. Les salariés mensualisés ont légalement le droit d’effectuer une demande d’acompte correspondant à la moitié de leur rémunération mensuelle.

Cet intervalle ne peut être supérieur à un mois. Par exemple il n’est pas autorisé de payer un employé le 5 janvier puis de verser le salaire suivant le 10 février. Cette règle concerne tous les éléments liés à la rémunération : c’est à dire le salaire, mais également les primes, défraiements et heures supplémentaires, qui ne peuvent être reportés au mois suivant.

Cette obligation de régularité nécessite une bonne organisation de la gestion de paie dans les entreprises. En effet, vous devez vous assurer que les salaires sont bien versés en temps en en heure et qu’ils correspondent au nombre d’heures de travail effectuées par chaque employé, en tenant compte des heures supplémentaires, des déplacements, congés, arrêts maladies… Le calcul du salaire prend en compte des variables qui doivent être recensées et traitées via un logiciel de paie.

Les intervalles de paiement en fonction des catégories de salariés :

  • 1 mois pour les salariés mensualisés ;
  • Deux fois par mois à 16 jours d’intervalle maximum pour les salariés non-mensualisés ;
  • Tous les 3 mois pour les VRP.

Les risques en cas de retards en gestion de paie

Tout retard dans un versement du salaire, qu’il s’agisse de la totalité ou d’une partie de la rémunération, constitue une faute grave pour l’employeur. Si un salarié constate une erreur sur la fiche de paie il est en droit d’engager une action contre l’entreprise devant le conseil des prud’hommes. Les risques pour l’entreprises sont multiples.

Versement de dommages et intérêts

L’employeur qui ne verse pas le salaire des employés selon les délais fixés par la loi s’expose à des sanctions civiles et pénales. Le conseil des prud’hommes peut obliger l’entreprise à verser le salaire du en y ajoutant des intérêts de retard.

En effet, le salarié, qu’il justifie d’une perte ou non, peut obtenir des dommages et intérêts de la part de son employeur en cas de retard de paie. Il peut par exemple faire valoir que ce retard a entraîné des frais supplémentaires (agios, majorations, frais de dossiers…). Un employé dispose d’un délai de trois ans à compter de la date prévue du versement du salaire pour contester les sommes reçues et engager une action.

La rupture de contrat de travail pour retard de paiement du salaire

Les retards ou les erreurs dans le versement de la rémunération peuvent permettre au salarié de prendre acte de la rupture de son contrat de travail aux torts exclusifs de l’employeur.

En effet, le non-versement de la paie peut être assimilé à un licenciement sans cause réelle et sérieuse. L’entreprise peut donc être obligée de payer au salarié des indemnités de rupture de contrat ainsi que des intérêts en réparation du préjudice subi.

Les sanctions pénales en cas de retard en gestion de paie

Un retard de paiement peut être sanctionné par une amende de 450€, et ce dès le premier retard de paie et même si le salarié en a été informé en avance.

En cas de contrôle du l’Urssaf, l’entreprise peut faire l’objet d’un redressement si l’inspecteur constate des irrégularités importantes ou fréquentes.

A noter qu’il existe tout de même un certain degré de tolérance concernant la date de versement des salaires, si le décalage ne concerne qu’un ou deux jours en raison de jours fériés. En effet, le salaire est payé un jour ouvrable, excepté pour la paie par virement bancaire.

Les conséquences humaines du retard de paie

Un retard de paie peut entraîner une perte de confiance des salariés envers l’entreprise et créer un sentiment de défiance. Dans le cas d’erreurs répétées, la relation entre employé et employeur est mise à mal et peut entrainer le départ de certains collaborateurs.

Une entreprise jugée peu rigoureusement dans sa gestion peut voir sa réputation et sa marque employeur en pâtir. Cette mauvaise image peut, par la suite, entraîner des difficultés à recruter.

Comment éviter les retards en gestion de paie ?

Le traitement de la paie est souvent perçu comme une tâche sans réelle valeur ajoutée au sein des entreprises. Pourtant, il s’agit d’une mission primordiale essentielle à la vie et à la santé de votre société et qui a un réel impact sur la vie professionnelle et personnelle de vos collaborateurs. Prévenir et limiter les risques d’erreurs doit être une priorité pour les entreprises.

Les retards de paie surtout s’ils ne durent que quelques jours sont dans la majorité des cas, des erreurs de bonne foi des employeurs. Ces délais peuvent être dus à une mauvaise organisation du service ou de la personne chargée du traitement de la paie. En tous les cas, le versement du salaire après la date prévue fait courir des risques financiers et légaux à votre société.

Déléguer le traitement de la paie et des cotisations sociales à un prestataire expert est une excellente solution pour optimiser le traitement de la paie et réduire considérablement le risque d’erreurs ou de retards. La législation sociale et les conventions collectives sont en constante évolution et il peut être difficile de suivre les mises à jour des normes pour les TPE et PME.

Avec Opaylink, sécurisez la gestion de paie de votre entreprise. Découvrez nos solutions pour vous prémunir contre les retards !

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