Gestion de paie : comment s’organiser pour être efficace ?

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En tant que dirigeant d’entreprise vous êtes seul à gérer la paie de vos salariés ? Pour les TPE, il n’est pas rare que cette mission, pourtant d’une importance capitale, soit confiée à une ou des personnes ayant peu de temps à y consacrer et ne disposant pas nécessairement d’une expertise dans ce domaine. Travailler sur votre organisation vous fera gagner en temps et en souplesse afin de vous concentrer sur la croissance de votre société. Avec Opaylink, découvrez comment sécuriser votre gestion de paie et gagner en fiabilité et en performances.

Pourquoi optimiser le traitement de la paie ?

La gestion de paie est un élément incontournable pour toutes les entreprises. Dédier du temps à réaliser l’ensemble des opérations de paie pour vos salariés peut avoir une conséquence directe sur vos performances. Il devient alors indispensable d’optimiser votre gestion pour pouvoir vous consacrer pleinement à votre cœur de métier. Améliorer votre traitement de la paie vous permettra d’anticiper, de mieux organiser votre temps et de réduire le risque d’erreurs.

Identifiez les évènements qui peuvent vous poser des difficultés en gestion de paie :

  • Les départs en congés ;
  • Les arrêts maladie ;
  • Les absences imprévues de collaborateurs ;
  • Les embauches et départs ;
  • Les évolutions de la législation ;
  • Les mises à jour des conventions collectives ;
  • La régularisation du SMIC.

Au-delà d’une meilleure organisation de votre processus de paie, améliorer votre gestion protège votre entreprise contre les risques de redressement suite à un contrôle de l’Urssaf, de plaintes au prud’hommes, de perte d’argent en cas de correction des erreurs et de mécontentement de vos collaborateurs.

Comment être plus efficace dans votre gestion de paie ?

Certaines actions peuvent être menées pour limiter l’impact du traitement des paies sur le portefeuille de votre entreprise et la productivité de vos collaborateurs. Voici nos conseils.

Soyez à jour dans votre veille juridique

Une des clés de la réussite en gestion de paie est de se maintenir informé des évolutions de la loi et des réglementations relatives aux rémunérations, allocations et déclarations des salariés. Pour cela, la personne en charge de la paie dans votre société doit être abonnée à des newsletter d’informations sociales, lire des sites dédiés, consulter fréquemment les sites des organismes officiels…etc.

Mais les dirigeants d’entreprise n’ont pas toujours le temps et la disponibilité nécessaire pour effectuer cette veille. Grâce à un logiciel de paie en ligne comme Silae, vous êtes sûr de respecter les dernières normes en vigueur et conventions collectives du fait des mises à jour très régulières de la plateforme. Un problème de moins pour les dirigeants de TPE !

Utilisez le bon outil de gestion de paie

Le logiciel de gestion Silae vous permet un traitement de la paie plus rapide et plus sécurisé en automatisant les actions les plus chronophages. Principal atout de cette plateforme en ligne, elle ne nécessite pas d’installation sur votre PC et peut être accessible simplement via une connexion web grâce à un mot de passe.

Grâce à Silae, vous renseignez simplement les éléments de paie de chaque collaborateur (heures, congés, primes…) pour obtenir un calcul de la rémunération personnalisé. Cette solution en Saas permet de vous affranchir de la maintenance informatique mais montre également d’autres avantages :

  • Les données de paie, particulièrement sensibles, sont hébergées sur des serveurs 100% sécurisés pour une confidentialité garantie ;
  • Le logiciel est accessible en tout lieu et à tout moment via un espace personnel protégé ;
  • L’interface ergonomique permet une prise en main simple et intuitive ;
  • Opaylink effectue un paramétrage personnalisé de votre espace Silae et forme vos équipes à son utilisation ;
  • Les processus automatisés permettent un traitement complet et rapide des tâches de gestion ;
  • Les outils de contrôle vous assurent la cohérence et la qualité de vos bulletins de paie ;
  • Une possibilité de travailler de manière collaborative avec vos équipes ou votre comptable.

Toutes les données renseignées dans votre logiciel de paie Silae sont ensuite compilées pour générer les bulletins de salaire en prenant en compte les différentes variables. Silae produit déjà plus d’1 million de bulletins de paie chaque mois. Validé et approuvé par les comptables et les gestionnaires de paie, le logiciel est devenu leader du marché.

Simplifiez la création des documents relatifs à la paie

En matière de paie, les entreprises doivent générer, transmettre et archiver de nombreux documents relatifs à la vie en entreprise de leurs employés :

  • Bordereaux de charges sociales ;
  • Fichiers interbancaires nécessaires aux virements des paies ;
  • Déclarations Sociales Nominatives (DNS) ;
  • Contrats et certificats de travail ;
  • Attestations employeurs destinées à Pole emploi ;
  • Soldes de tout comptes ;
  • Arrêts de travails ;
  • Calculs des jours de congés payés et RTT ;
  • Bulletins de paie dématérialisés ou sous format papier ;
  • Journal de paie.

Tous ces documents répondent à des règles et normes strictes. Leur création demande de bonnes connaissances juridiques et administratives. De plus, vous devez régulièrement transmettre ces éléments à des organismes administratifs, à votre expert-comptable ou à vos salariés. Les logiciels de gestion en ligne vous permettent de créer et éditer ces documents simplement.

L’externalisation : la solution pour mieux gérer la paie

N’attendez pas d’être dans une situation de crise pour faire appel à un prestataire spécialisé ! Une société d’externalisation de la paie vous permet d’avoir une meilleure visibilité sur votre budget et d’éviter les difficultés et les imprévus.

Selon le Ministère du Travail, 40% des bulletins de paie comportent des anomalies du fait d’une mauvaise connaissance de la législation. Vous le savez, ces erreurs peuvent être très coûteuses pour votre société ! En optant pour une gestion de paie externalisée vous vous libérez des tâches de la paie tout en limitant les risques.

L’externalisation totale ou partielle du traitement de la paie vous permet de disposer du savoir-faire d’experts pour votre entreprise. La rémunération de vos salariés est un élément stratégique du bon fonctionnement de votre entreprise. En confiant la gestion à un prestataire confirmé comme Opaylink, vous vous assurez de la conformité des documents et des tâches de gestion. Erreurs et retard sont relégués aux oubliettes et vos équipes gagnent en performance ! En gestion autonome, partagée ou totalement externalisée, à vous de choisir l’offre Opaylink qui vous convient !

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