Aujourd’hui, votre société d’externalisation de la paie vous propose un article dédié au traitement des paies. De quoi s’agit-il concrètement ? Comment est-il mis en place ? Faut-il investir dans un logiciel spécifique ou un tableau comme Excel peut convenir ? Nous répondons à vos questions, en toute transparence pour que vous preniez les bonnes décisions.
3 façons d’effectuer le traitement de paie de votre entreprise
- Faire appel à une société externe spécialisée dans la gestion de paie ;
- Partager les tâches avec un gestionnaire externe et votre équipe ;
- Recruter des gestionnaires en interne.
Traitement des paies, comment ça marche ?
Cela ne concerne pas uniquement les bulletins de paie de vos salariés. La gestion de paie (GDP) est bien plus que cela et chez Opaylink, nous le savons pertinemment puisque chaque jour, nous réalisons le traitement des paies pour des dizaines de TPE et PME. Nous mettons donc nos connaissances à votre disposition pour que vous ayez pleinement conscience de l’ampleur de la GDP.
Chaque mois, votre gestionnaire à qui vous avez confié votre traitement des paies renseigne ce que l’on appelle “les éléments variables de paie”. Il s’agit des primes, des absences, et tout autre information qui doit être pris en compte dans le calcul de la rémunération de votre salarié. C’est à vous de les communiquer en temps et en heure sans quoi la paie ne sera pas correcte.
Ensuite, le gestionnaire de paie vérifie que les informations saisies sont correctes, que les sommes indiquées sont conformes puis il édite la fiche de paie. Il peut également effectuer une analyse de conformité de la paie.
Une fois tous les bulletins du mois édités, sa dernière mission consiste à générer la déclaration sociale nominative (DSN). Il s’agit d’un document regroupant de nombreuses informations sur les salariés et envoyé aux organismes collecteurs.
Pour mener toutes ces tâches ô combien indispensables et obligatoires, une seule solution : le logiciel de paie !
Gestion des fins de contrat de travail
C’est également une partie importante du traitement des paies dans votre entreprise. Il est fréquent que de nouveaux salariés arrivent et que des collaborateurs quittent votre société. Quel que soit le cas de fin de contrat (retraite, démission, rupture conventionnelle, fin de CDD…), votre gestionnaire de paie référent doit éditer les différents documents servant au salarié. Il s’agit notamment du certificat de travail, de l’attestation Pôle emploi, du solde de tout compte…
Respect de la législation dans le traitement des paies
La gestion de paie est régie par la Loi française et doit donc être parfaitement conforme. Seuls les gestionnaires professionnels ont les connaissances nécessaires pour réaliser un traitement des paies parfaitement respectueux de la convention collective dont votre entreprise dépend. Si vous dépendez d’un accord de branche ou que vous avez un règlement intérieur spécifique, informez votre société d’externalisation de la paie pour qu’ils soient pris en compte. Enfin, le code du Travail doit également être respecté scrupuleusement.
Oubliez les tableaux Excel pour votre traitement des paies !
Avant le développement des logiciels que nous utilisons aujourd’hui, nombreuses étaient les entreprises à réaliser leur traitement des paies sur des outils peu adaptés à leurs besoins. Parmi ceux-ci, Excel est sans aucun doute le plus populaire. Inclus dans la suite Microsoft et installé sur tous les ordinateurs, il était LE logiciel privilégié par les gestionnaires de paie, par défaut.
Les limites du logiciel Excel pour la gestion de paie
A ce jour, il existe encore des TPE qui continuent d’opter pour un tableur numérique pour réaliser leur gestion de paie. Pourtant, c’est loin d’être la meilleure solution et pour de nombreuses raisons ! Pour vous, Opaylink a mené l’enquête sur les limites de cet outil dans le traitement des paies d’une entreprise. Attention les yeux !
- Sécurité : la GDP requière une confidentialité des données et une sécurisation optimale. Les informations de vos salariés sont sensibles et personnelles, vous devez donc vous assurer qu’elles sont stockées en toute sécurité. Avec Excel, ce n’est pas tout à fait le cas ; un fichier peut toujours être piraté, partagé, imprimé…
- Ergonomie : un tableur est un outil permettant de faire des calculs plus ou moins poussés. Il est indispensable pour de nombreux métiers et ses fonctionnalités évoluent régulièrement. En revanche, il nécessite un apprentissage approfondi des formules rendant particulièrement difficile son appréhension. Quant à l’ergonomie, elle est loin d’arriver à la hauteur d’un logiciel de traitement de paies !
- Erreurs de calcul fréquentes : une mauvaise information saisie et voilà que toute votre gestion de paie est à revoir ! Et ce n’est pas Excel qui vous fera signe puisqu’il exécute simplement ce que vous lui demandez…
La liste pourrait être encore plus longue mais vous aurez compris qu’utiliser un tableur comme Excel n’est pas adapté à votre gestion de paie. Oui mais alors, pour quelle solution faut-il opter ? Comment trouver celle qui correspond à vos besoins ? Opaylink est là pour vous !
Silae, le meilleur logiciel de traitement des paies pour TPE et PME
Pour répondre aux besoins de tous nos clients, nous avons opté pour le logiciel n°1 sur le marché en France : Silae. Édité par la société française Silaexpert, il est aujourd’hui très apprécié des TPE et PME pour ses nombreuses fonctionnalités ergonomiques et efficaces.
En effet, Silae a été conçu pour faciliter le traitement des paies de toutes les entreprises, y compris les TPE et PME, quel que soit leur secteur d’activité. Comment cela est-il possible ? Le logiciel inclut une mise à jour hebdomadaire de près de 700 conventions collectives assurant ainsi la conformité des informations saisies.
Quant à son ergonomie, elle est souvent LE premier point positif cité par les gestionnaires professionnels. Par exemple, le code couleur utilisé pour statuer les différentes étapes d’une gestion de paie d’un dossier est particulièrement parlant : vert (tout est ok), orange (c’est en cours), rouge (rien n’est fait).
Enfin, si l’on doit parler d’un troisième avantage de ce logiciel de traitement des paies, nous pouvons citer la gestion de plusieurs dossiers en parallèle de façon très simple. Passer d’une entreprise à l’autre est très facile, et ne nécessite pas de déconnexion ou de fermer des fenêtres. Cela peut paraître abstrait mais pour un gestionnaire en charge de la GDP de plusieurs sociétés, c’est un véritable gain de temps.
N’hésitez pas à consulter tous nos articles sur le logiciel de paie Silae !