Le domaine de la gestion de paie est très spécifique. Il relève des ressources humaines et doit être pris en charge par de véritables professionnels formés à ses nombreuses subtilités. Partant de ce constat, vous vous interrogez sur la gestion de fiche de paie. Faut-il la confier à un cabinet externe ou faut-il recruter des gestionnaires experts ? Voici quelques réponses transparentes et précises à vos questions pour que vous fassiez le bon choix.
3 choses à savoir sur la gestion de fiches de paie
- C’est un métier à part entière qui requière des compétences techniques précises
- Elle peut être confiée à un prestataire de paie externe
- Elle représente un investissement financier et humain important pour une entreprise
Gestion d’une fiche de paie : en quoi cela consiste concrètement ?
Contrairement à ce que l’on pourrait croire, l’édition d’un bulletin de salaire n’est pas automatique. Un gestionnaire doit d’abord renseigner les éléments variables de paie puis vérifier que toutes les informations sont conformes et cohérentes. Il joue alors un rôle très important et est garant du montant versé au salarié.
La gestion d’une fiche de paie n’est pas une tâche anodine ; en cas d’erreur, l’employé peut se retrouver en difficultés financières. Il faut donc faire preuve de vigilance et de concentration pour ne manquer aucune information et compléter les différentes lignes du bulletin de salaire comme il se doit.
La phase de vérification avant l’édition et l’envoi de la fiche de paie est également très importante. Elle permet de contrôler les éléments, de vérifier qu’il ne manque pas une prime, un jour de travail ou encore la prise en charge des transports en commun.
Quel logiciel utiliser pour gérer les fiches de paie ?
Si certaines entreprises travaillent encore avec un tableau Excel pour créer les bulletins de paie de leurs employés, de nombreux logiciels ont fait leur apparition au fil des années et sont vite devenus indispensables pour les TPE, PME, ETI et Grandes Entreprises.
Les objectifs de ces outils numériques sont concrets : simplifier le travail des gestionnaires de paie professionnels et garantir la conformité des fiches de salaire. Partant de ce principe, il s’avère indispensable de s’équiper avec le meilleur logiciel sur le marché.
Chez Opaylink, nous avons opté pour le logiciel français Silae. Ses nombreuses fonctionnalités permettent de répondre aux besoins de toutes les entreprises, quel que soit le nombre de bulletins à gérer. Son autre atout indéniable est son ergonomie. En effet, Silae a été pensé et créé pour faciliter les tâches répétitives que doit effectuer un GDP. Un code couleur, des rubriques claires et bien classées, voilà quelques avantages de ce logiciel de paie tant apprécié par les gestionnaires français.
Comment se former à la gestion de fiche de paie ?
Vous l’aurez compris, la gestion de paie est une tâche complexe que vous ne pouvez pas confier à n’importe qui. Le gestionnaire doit suivre une formation précise pour connaître toutes les subtilités RH.
Pour devenir gestionnaire de paie professionnel, plusieurs cursus universitaires sont envisageables après le baccalauréat. Vous pouvez vous inscrire à un BTS Comptabilité et Gestion ou au titre de gestionnaire de paie auprès de l’Afpa (Bac +2).
Si vous envisagez de poursuivre vos études pour parfaire vos connaissances, il existe des licences professionnelles ou encore des BUT (bachelors universitaires de technologie) spécialisés dans la gestion de paie. Ainsi, vous obtenez un diplôme Bac +3.
Au cours de vos études, vous découvrez des logiciels de paie comme Silae, leader sur le marché français. Vous vous exercez à la gestion de fiches de paie et apprenez également les règles législatives à respecter.
Tout au long de votre carrière, l’une de vos tâches quotidiennes consistent à effectuer une veille légale et juridique pour ne rien manquer. Comme de nombreux sujets liés au droit du travail et aux ressources humaines, la gestion de paie évolue fréquemment.
Confiez la gestion de fiches de paie à un prestataire reconnu
En tant que dirigeant d’entreprise, deux solutions s’offrent à vous pour déléguer la gestion de vos fiches de paie à des professionnels. Pour vous aider à faire le bon choix, voici quelques informations importantes sur l’internalisation et l’externalisation de paie.
Devez-vous recruter des gestionnaires de paie internes ?
C’est une question qu’il est légitime que vous vous posiez lorsque vous recrutez un ou plusieurs salariés. L’embauche de personnel engendre inévitablement des démarches RH à réaliser avant son arrivée (DPAE par exemple), dès son arrivée et lors de son départ. A chaque étape votre GDP est sollicité. Plus vous augmentez vos effectifs, plus vous augmentez la charge de travail de vos équipes des ressources humaines. Si vous comptez déjà un ou plusieurs gestionnaires de paie internes, il est peut-être temps d’agrandir l’équipe. En revanche si vous n’êtes pas staffé, il est plus judicieux d’opter pour la gestion de fiches de paie externalisée afin de limiter les frais.
Les choix de fonctionnement de votre entreprise vous appartiennent mais il est parfois indispensable de prendre du recul pour prendre les bonnes décisions. Prenez le temps de faire le point sur vos besoins, votre budget, et comparez les différentes solutions qui s’offrent à vous pour réaliser des économies tout en assurant un service paie de qualité à vos collaborateurs.
Optez pour l’externalisation de la gestion de vos fiches de paie
Vous connaissez mieux que quiconque votre entreprise, ses effectifs et les besoins en personnel. Plus vous recrutez, plus vous sollicitez le service Ressources Humaines de votre société. La gestion du personnel est complexe et chronophage, il est donc difficile de leur ajouter des tâches supplémentaires, surtout s’ils n’y sont pas formés.
Comme indiqué précédemment, le recrutement de gestionnaires de paie en interne est un investissement important qu’il est difficile de rentabiliser. C’est là que l’externalisation devient alors une solution intéressante financièrement.
En déléguant la gestion de vos fiches de paie à un prestataire externe spécialisé, vous pouvez économiser jusqu’à 30% ! Comment est-ce possible ? Plusieurs dépenses importantes sont à la charge de votre prestataire, à savoir le recrutement des GDP professionnels et le versement de leurs salaires, l’achat d’un logiciel de paie de qualité, et enfin les formations. Le total de ces dépenses atteint plusieurs dizaines de milliers d’euros chaque année. Or, la facturation appliquée par votre prestataire externe est bien inférieure, quelle que soit le type de gestion de fiches de paie que vous avez choisi (intégrale, partagée ou autonomie).
En optant pour l’externalisation de la paie, vous ne faites pas seulement des économies financières. Vous optimisez également les recrutements de vos salariés en concentrant vos embauches sur les profils à forte valeur ajoutée, ceux qui permettent à votre business de se développer et d’augmenter le chiffre d’affaires. Enfin, et ce n’est pas un avantage négligeable : votre prestataire est responsable des bulletins de salaire, DSN et autres documents légaux qu’il édite et envoie aux organismes. En cas de contrôle de l’URSSAF, c’est à lui de montrer patte blanche aux contrôleurs. Vous n’êtes donc pas tenu responsable des erreurs commises (sauf si vous n’avez pas communiqué les bonnes informations évidemment).