Les 5 erreurs en gestion de paie les plus courantes

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Bien souvent involontaires, les erreurs en gestion de paie sont pourtant fréquentes. Pour un employeur, parvenir à améliorer le traitement de la paie en entreprise pour limiter les risques est une problématique majeure. En effet, ces erreurs de paie peuvent avoir de lourdes conséquences : dégradation des relations avec les employés, pénalités, amendes, sanctions juridiques, contrôles de l’Urssaf ou contentieux aux Prud’hommes. Vous devez donc être particulièrement vigilant concernant le traitement de la paie dans votre société et opter pour la solution la plus fiable en fonction de votre organisation et de votre budget.

Dans cet article, nous allons nous pencher sur les 5 erreurs les plus fréquentes sur les bulletins de salaire et les sanctions qu’elles peuvent entrainer pour votre entreprise. Même si certaines inexactitudes ne peuvent être évitées (le risque zéro n’existe pas), une plus grande vigilance, des outils adaptés et une aide extérieure de la part d’un prestataire expérimenté peuvent vous aider à réduire les risques.

Découvrez les erreurs en gestion de paie les plus fréquentes

Il existe de nombreuses difficultés en gestion de paie qui peuvent être la source d’anomalies, d’incohérences ou de retard de versement. Voici les principales erreurs et comment les éviter pour garantir la conformité de la paie.

Les erreurs de gestion de paie liées aux cotisations sociales et patronales

Les barèmes de calcul des cotisations sociales évoluent fréquemment et sont l’objet de réformes chaque année. Calculer le taux de cotisation de façon manuelle est un facteur d’erreur important. De plus, cela implique que la personne chargée du traitement des paie dans votre entreprise effectue une veille juridique et légale constante pour se maintenir informée des évolutions des règles de cotisation.

Si lors d’un contrôle de l’Urssaf, l’inspecteur relève des anomalies fréquentes sur le montant des cotisations sociales, une mise à demeure peut être adressée au dirigeant. En fonction de la situation, et si l’employeur peut faire preuve de sa bonne foi, des majorations ou sanctions peuvent être appliquées ou non.

Le recours à un logiciel de paie en ligne comme Silae vous permet d’automatiser les calculs des taux de cotisation. De plus, les mises à jour régulières garantissent la fiabilité des taux appliqués afin de correspondre aux normes en vigueur.

Les erreurs de paie concernant les conventions collectives

Toute fiche de paie doit obligatoirement comporter la mention de la convention collective de l’entreprise, et l’absence de cette information constitue une faute (article R.3243 -1 du Code du Travail). Renseigner une convention collective différente de celle de la société est également une erreur fréquente en gestion de paie. Cette anomalie peut faire l’objet de versement de dommages et intérêts aux employés concernés.

Les conventions collectives constituent une véritable difficulté en gestion de paie du fait de leurs mises à jour fréquentes. Certaines entreprises peuvent même en appliquer plusieurs à la fois, ce qui peut devenir un vrai casse-tête pour le gestionnaire de paie. Heureusement, avec Silae, les conventions collectives sont mises à jour en temps réel pour limiter les erreurs et faciliter le traitement de la paie.

Les erreurs de DNS ou Déclaration Sociale Nominative

L’Urssaf est particulièrement vigilante aux erreurs en gestion de paie concernant la DNS. En effet, ces anomalies ont une conséquence directe sur les droits à la retraite de vos employés. Il est donc important de vérifier les informations déclarées via la DNS et la cohérence des différents montants. La DNS permet de rapporter chaque mois les données de paie de vos employés aux différents organismes sociaux tels que le Pôle emploi, la Caisse Primaire d’Assurance Maladie, l’Urssaf… Dans le cas d’un évènement comme un arrêt de travail ou une fin de contrat, vous devez transmettre une DNS de signalement dans les 5 jours.

Le bon paramétrage de votre logiciel de paie en ligne Silae permet d’améliorer la fiabilité de vos bulletins de paie. En cas de doute, faites appel à une équipe d’experts de la paie pour vous accompagner dans votre gestion en toute sérénité.

Le compte des heures de travail de chaque salarié

Une grande part de la gestion de paie consiste à renseigner les heures de travail effectuées par chaque salarié en tenant compte de leur situation particulière et des éléments de leur vie en entreprise tels que les heures supplémentaires, les congés parentaux, les congés payés ou les arrêts maladie. Une erreur dans le décompte des heures impacte directement la rémunération des salariés et peuvent entraîner un litige en Prud’hommes et le versement de dommages et intérêts.

L’utilisation d’un logiciel de paie vous permet de centraliser et traiter les données de chaque salarié. Vous pouvez même, si vous le souhaitez, permettre à vos employés de saisir eux-mêmes certaines informations concernant leur temps de travail en entreprise, diminuant ainsi le risque d’erreur de saisie ou d’oubli.

Les erreurs de conservation de fiche de paie

L’employeur est tenu de conserver les fiches de paie de chaque salarié pendant une durée minimum de 5 ans. Pour ce faire, il peut utiliser un coffre-fort numérique et archiver les bulletins de paie dématérialisés en toute sécurité. En effet, un ancien collaborateur est en droit de vous demander de lui fournir une copie de ses fiches de paie jusqu’à 5 années après son départ de l’entreprise.

Votre entreprise doit garantir la disponibilité et la confidentialité des bulletins de paie de l’ensemble de ses effectifs. N’hésitez pas à demander une analyse de conformité de la paie à votre prestataire Opaylink pour détecter les anomalies éventuelles !

Soyez accompagné pour limiter les erreurs en gestion de paie

Le traitement de la paie constitue une mission complexe et chronophage, pourtant essentielle à la vie et au fonctionnement de vote entreprise. Dans ce domaine, la moindre anomalie peut avoir des conséquences importantes sur les finances de votre société ainsi que sur sa marque employeur. Il est donc primordial de confier les opérations de gestion de paie à des personnes expertes et compétentes.

Qu’il s’agisse des évolutions des conventions collectives, de la saisie des informations, du calcul des cotisations ou des DNS, Opaylink vous accompagne dans le traitement de la paie de votre entreprise. Réduisez au maximum les risques de retards et d’erreurs en gestion de paie en optant pour une externalisation totale ou partielle. De plus grâce à notre logiciel de paie en ligne Silae, vous avez la garantie que vos bulletins de salaire sont à jour et respectent les dernières évolutions légales de la paie.

Faites le choix de la sérénité ! Découvrez les offres Opaylink et choisissez l’offre de gestion la mieux adaptée à votre entreprise et à votre budget !

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