On ne compte plus les acteurs français spécialisés dans la gestion de paie. Certains ont fait le choix de se spécialiser pour répondre à des entreprises de secteurs d’activité particuliers, d’autres préfèrent s’adresser à toutes les sociétés, peu importe leur taille ou leur domaine professionnel. Certains cabinets d’expertise-comptable proposent également leurs services en complément des prestations de comptabilité. Vous l’aurez compris, plusieurs choix s’offrent à vous concernant votre prestataire paie. Mais pas de panique, Opaylink est là pour vous aider à faire le bon choix !
Voici comment bien choisir votre prestataire paie
Commençons par mettre un terme à une idée reçue : la recherche d’un gestionnaire de paie n’est pas complexe ni chronophage. En réalité, il suffit d’être organisé en commençant par estimer le coût de votre GDP interne et lister vos besoins. Prenez le temps nécessaire pour échanger avec vos équipes internes et débriefez avec votre prestataire paie actuel. Une fois que vous avez recueilli toutes les informations nécessaires, vous devez chercher un nouveau partenaire répondant à vos besoins.
Pour cela, effectuez des recherches sur internet en précisant votre besoin. Plusieurs critères comme la localité (vous cherchez un gestionnaire de votre ville ou région), le logiciel de paie (Silae étant le leader en France), le coût (une GDP efficace et attractive) ou encore les prestations complémentaires (gestion des absences de vos salariés, coffre-fort numérique…) peuvent entrer en compte dans votre recherche.
Les avantages d’un prestataire externe pour votre paie
Vous hésitez entre recruter des gestionnaires en interne ou confier votre gestion de paie à un prestataire externe ? Les deux solutions sont envisageables et représentent des avantages et inconvénients à prendre en considération avant de vous lancer. Malgré tout, faire appel à un gestionnaire en dehors de votre société est l’assurance d’une GDP conforme, confidentielle et sécurisée.
Une parfaite maîtrise du logiciel Silae et des fonctionnalités
En dehors des compétences théoriques acquises au cours d’un cursus universitaire, chaque gestionnaire de paie doit se former à l’utilisation des logiciels du marché. Ils doivent maîtriser chaque fonctionnalité proposée et les utiliser à bon escient en fonction des besoins des clients.
Cette connaissance pointue d’un logiciel de paie comme Silae s’acquiert en pratiquant et en se formant au quotidien. Chez Opaylink, chaque GDP est régulièrement formé aux nouvelles fonctionnalités de l’outil qui évolue à un rythme soutenu. Ils sont également prévenus de chaque mise à jour et peuvent alors optimiser parfaitement les fiches de paie, les DSN et autres documents de paie.
En choisissant un prestataire paie de confiance, veillez donc à ce que les équipes soient expertes de la gestion sociale et paie. N’hésitez pas à poser des questions, à vous renseigner et à échanger avec un gestionnaire professionnel pour obtenir des informations concrètes.
Des professionnels capables de s’adapter aux spécificités de chaque entreprise
En fonction de votre secteur d’activité, vous dépendez d’une convention collective (CCN) particulière qui régit de nombreux éléments impactant la gestion de paie. Par exemple, la CCN de la métallurgie est très différente de celle des bureaux d’études (Syntec). Un gestionnaire professionnel doit donc prendre en compte toutes les spécificités vous concernant lorsqu’il établit les bulletins de paie et qu’il envoie les DSN.
Avec Silae, le travail est grandement facilité puisque plus de 700 conventions sont mises à jour automatiquement chaque semaine dans l’outil. Vous bénéficiez alors d’une conformité optimale de vos paies et de vos DSN.
Des coûts réduits grâce à votre prestataire paie
La gestion de paie, qu’elle soit internalisée ou externalisée, représente un investissement pour votre entreprise. Elle est indispensable, au même titre que les tâches de ressources humaines ou de comptabilité. Il est alors primordial que vous maîtrisiez son coût et que vous l’optimisiez au maximum. Oui mais comment faire concrètement ? En demandant des devis auprès de différents prestataires paie pour comparer aux dépenses engagées pour votre gestion internalisée. Très vite, vous allez être confronté à un constat sans appel : il est plus économique d’externaliser la GDP ! Il est fréquent qu’une entreprise réalise plus de 30% d’économie en optant pour l’externalisation.
Cela s’explique par des éléments très concrets pour la suppression des salaires des gestionnaires, les coûts de formation assumés intégralement par votre prestataire paie ou encore la licence ou l’abonnement au logiciel pris en charge par votre partenaire. Tout cela représente une somme importante qui n’est plus à votre charge.
En contrepartie, vous devez rémunérer votre agence de gestion de paie pour les prestations réalisées. En règle générale, le tarif dépend du nombre de bulletins à éditer, des options que vous souscrivez et du type d’externalisation que vous choisissez (intégrale, partagée ou autonome).
Changer de prestataire de paie, c’est vraiment possible ?
Oui, et à n’importe quel moment de l’année ! Inutile d’attendre la fin d’année pour changer de prestataire de paie en janvier. Tout au long de l’année, vous pouvez contacter des agences de gestion de paie pour obtenir des devis et faire le bon choix.
Attention cependant, un changement de gestionnaire de paie externe ne se fait pas en un claquement de doigt. Il faut compter au minimum un mois entre la signature du contrat de prestation et la reprise du dossier par votre nouveau GDP. Plus votre paie est complète, plus le travail de transfert est long. N’attendez donc pas le dernier moment pour anticiper vos recherches de nouveau prestataire. Plus vous êtes prévoyant, plus vous serez serein le moment venu.
Enfin, tous les éléments de paie doivent être transmis à votre nouveau gestionnaire. Pour des raisons de confidentialité, c’est à vous de récupérer l’ensemble des informations auprès de votre prestataire externe actuel et de les transmettre à la nouvelle société de gestion de paie. Avec Opaylink, vous pouvez compter sur nos GDP professionnels pour vous accompagner et répondre à vos questions.
Opaylink, votre prestataire paie de confiance
Après avoir pris le temps de consulter vos équipes et lister les prestations nécessaires, vos recherches doivent vous permettre de trouver LA société de gestionnaires professionnels adaptée à vos attentes.
Comme par magie, vous avez découvert Opaylink et vous vous interrogez sur ses avantages. C’est tout à fait légitime et pour vous éviter de chercher les informations, voici les raisons pour lesquelles nous sommes le prestataire paie qu’il vous faut :
- Une expertise depuis plus de 10 années dans la gestion de paie pour TPE et PME
- Un accompagnement de A à Z, y compris lors d’un changement de prestataire
- Une véritable équipe de gestionnaires de paie professionnels à votre disposition
- Des formations régulières pour être à la page et ne manquer aucune nouveauté
- Une maîtrise parfaite du logiciel de paie Silae, n°1 sur le marché en France
- Trois formules d’accompagnement proposées pour répondre aux besoins de chaque entreprise
- Des prestations complètes à des tarifs conformes au marché actuel
Et la liste pourrait être bien longue mais le meilleur moyen de nous connaître et de mesurer l’étendue de notre expertise est de nous contacter. Nous sommes à votre disposition pour vous accompagner dans votre changement de gestionnaire de paie !