bulletin de paie dématérialisé

Commandes sur internet, réservation de vacances en ligne, vente immobilière sur des plateformes web… Le numérique est partout dans notre quotidien personnel, non ? Alors pourquoi ne pourrait-il pas aussi être au service de la gestion de paie ? Pour vous convaincre de passer de la version papier au bulletin de paie dématérialisé, Opaylink en a sous la souris 😉

3 avantages du bulletin de paie dématérialisé pour vos salariés

  • Ils sont accessibles à tout moment en ligne, depuis un ordinateur ou un smartphone
  • Ils sont stockés dans des coffres-forts numériques sécurisés pour assurer la confidentialité des données
  • Ils peuvent être téléchargés à plusieurs reprises en cas de besoin !

Raison n°1 : Le bulletin de paie dématérialisé est plus économique

Vous avez peut-être connu cette époque où vous distribuez chaque mois les fiches de salaire de vos collaborateurs dans des enveloppes nominatives. C’est d’ailleurs ainsi que fonctionnent encore certaines entreprises, notamment les TPE et PME qui comptent un effectif réduit.

Cette méthode vous permettait, à vous ou votre équipe RH, d’échanger avec chaque salarié au moment de la remise du document. Un petit rituel particulièrement apprécié tant le contenu de l’enveloppe est important, surtout si le salaire était versé sous forme de chèque bancaire ! Mais ce fonctionnement représente également un coût important pour votre entreprise. Enveloppes, ramettes de papiers, cartouches d’encre, la note peut très vite être salée si vous faites le calcul sur une année complète !

En optant pour le bulletin de paie dématérialisé, vous réalisez de véritables économies sur le long terme. Et cerise sur le gâteau, vous protégez davantage notre planète en limitant l’usage du papier ! 😉 Nul doute que vos salariés apprécieront cette modernité (même si le changement peut faire peur parfois).

Raison n°2 : Des bulletins de salaire facilement accessibles

La dématérialisation des fiches de paie n’est pas seulement avantageuse économiquement. Elle est avant tout un véritable atout pour vos salariés qui, depuis leur smartphone ou leur ordinateur, peuvent accéder rapidement à leurs bulletins de paie dématérialisés. Comment ? Soit en se connectant à un outil de SIRH, à un coffre-fort numérique sécurisé ou à leur boîte email dans laquelle, chaque mois, leur bulletin est envoyé par email.

Il est alors tout aussi simple de le consulter, de le télécharger pour le stocker en ligne ou de l’imprimer. Et ce, autant de fois que nécessaire et à tout moment de l’année !

Rappelez-vous tous ces collaborateurs qui ont sollicité votre gestionnaire de paie pour obtenir un duplicata de fiche de paie afin de finaliser un dossier d’emprunt bancaire ou de location immobilière. Avec la dématérialisation des bulletins de paie, c’est de l’histoire ancienne et tant mieux !

Raison n°3 : Ils sont parfaitement conformes à la législation

Balayons dès maintenant une fausse idée reçue qui perdure parfois : un bulletin de paie dématérialisé a la même valeur juridique et légale qu’une fiche de paie remise en main propre au salarié. Ce n’est pas parce qu’il est digital qu’il n’est pas conforme à la loi, bien au contraire. Vous pouvez donc rassurer vos collaborateurs et leur confier que vos gestionnaires de paie, eux, sont toujours des humains en chair et en os dotés des compétences professionnelles nécessaires ! 😊

Raison n°4 : Un bulletin de paie dématérialisé facile à générer via un logiciel

Quel que soit le logiciel de paie que vous choisissez en interne ou que votre gestionnaire externe utilise pour effectuer votre gestion, l’édition des bulletins de paie dématérialisés est très simple.

Bien évidemment, il faut avoir complété tous les éléments variables de salaire en amont pour que la fiche de paie soit conforme à la situation du candidat mais une fois cette étape assidument réalisée, il suffit de générer le bulletin définitif dans un format web (PDF par exemple). Il est ensuite envoyé sur les coffres-forts sécurisés des salariés ou par email, selon vos choix.

Combien vous coûte un bulletin de paie dématérialisé ?

Il faut tenir compte de nombreux éléments liés à la gestion de paie pour déterminer le coût d’un bulletin de paie dématérialisé, quel que soit le logiciel utilisé. Voici une liste non-exhaustive des coûts à inclure :

  • La licence d’utilisation du logiciel : elle peut atteindre plusieurs milliers d’euros, il faut donc diviser son coût par le nombre de bulletins édités sur l’année ;
  • Le volume de fiches de paie : un tarif dégressif peut être appliqué selon le nombre de bulletins de paie dématérialisés à éditer chaque mois ;
  • Le mode de gestion choisi : chez Opaylink, vous avez le choix entre la gestion autonome, partagée ou intégrale. En confiant toute votre GDP à nos équipes, le bulletin de paie est plus coûteux (car plus de travail) ;
  • Les prestations complémentaires : le cas échéant, vous pouvez demander des simulations de bulletin, des soldes de tout compte ou encore des bilans de votre gestion de paie. Tout cela représente du temps de travail supplémentaire pour les gestionnaires et vous est donc facturé ;

Meilleur logiciel pour l’édition de bulletins de paie numériques

Tous les logiciels de paie sur le marché vous permettent d’éditer l’ensemble de vos bulletins de paie en version digitalisée. C’est une fonctionnalité classique, devenue indispensable au fil des années afin de répondre à nos nouvelles pratiques.

Ce n’est donc pas sur cet aspect que votre choix de logiciel de paie doit se faire, mais plutôt sur les autres fonctionnalités proposées. Assurez-vous que l’ensemble des démarches peuvent être réalisées de manière dématérialisée : ajout des éléments variables de paie, envoi des DSN aux organismes, génération d’un solde de tout compte (STC), simulation de bulletin de paie dématérialisé…

En option, il vous est possible de connecter votre logiciel Silae à des outils de gestion de congés payés ou à un logiciel SIRH par exemple. Voilà un combo parfait pour tout gérer au même endroit, sans perdre de temps ni multiplier les codes de connexion !

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