La déclaration sociale nominative, plus connue sous l’acronyme DSN, est une particularité de la gestion de paie. Opaylink, expert de cette spécialité RH, vous récapitule tout ce que vous devez savoir à ce sujet !
Qu’est-ce qu’une DSN et que contient-elle ?
Commençons par le commencement ! La DSN est “un fichier mensuel produit à partir de la paie destinée à communiquer les informations nécessaires à la gestion de la protection sociale des salariés”. Ce fichier dématérialisé est envoyé à différents organismes et administrations. La déclaration sociale nominative est entrée en vigueur progressivement en 2017 jusqu’à sa généralisation à toutes les entreprises au 1er janvier 2019.
Sa mise en place avait pour objectif de remplacer l’ensemble des déclarations périodiques ou événementielles liées à un salarié au cours de son activité professionnelle (arrêt maladie, congés maternité, fin du contrat de travail…).
Chaque mois, une déclaration est créée pour chaque salarié, elle est le reflet de sa situation au moment où la paie est réalisée par le gestionnaire de paie professionnel. C’est à travers ce fichier que le gestionnaire de paie transmet des données employeurs aux organismes sociaux pour payer les cotisations.
Au total, la DSN obligatoire remplace :
- 8 formalités liées au chômage ou à la maladie ou au suivi des effectifs DARES
- 17 formalités DUCS
- 9 formalités annuelles ou ponctuelles
- 7 procédures spécifiques
En parallèle, la déclaration sociale nominative alimente le compte personnel de formation (CPF) et le compte pénibilité de chaque salarié en poste.
A quoi sert la DSN concrètement ?
Elle permet d’envoyer des informations sur chaque salarié aux différents organismes sociaux et administrations comme l’URSSAF, l’Assurance Maladie, Pôle emploi ou encore la DGFiP. La DSN facilite les échanges de données relevant d’événements comme un arrêt maladie, un accident du travail ou encore un congé maternité. Enfin, elle permet de signaler la fin d’un contrat de travail ou la reprise de l’activité par un salarié. Et tout cela, de manière dématérialisée !
Comment est-elle envoyée aux organismes sociaux et administrations ?
C’est au moment de l’édition des bulletins de paie que la déclaration relative à chaque salarié est envoyée automatiquement, via le logiciel de paie Silae, aux différents destinataires. Elle est donc générée par le gestionnaire de paie lui-même, qui doit s’assurer de sa conformité et de la réussite de sa transmission. Le transfert des données est effectué par un processus de dématérialisation sécurisé, facilitant considérablement les échanges d’informations.
La déclaration sociale nominative est-elle obligatoire pour les TPE et PME ?
A ce sujet, les informations communiquées par le gouvernement sont claires : “toutes les entreprises du secteur privé du régime général et du régime agricole de sécurité sociale et qui emploient des salariés sont dans le périmètre de la DSN”.
Concernant les entreprises qui comptent plusieurs établissements, une DSN doit être faite pour chaque entité disposant d’un numéro SIRET unique.
En revanche, certains employeurs sont exclus de la DSN. En voici la liste communiquée par le ministère de l’Économie et des Finances :
- particuliers employeurs ;
- employeurs de la fonction publique ;
- certaines entreprises situées dans des zones géographiques (Monaco, certaines collectivités d’Outre-Mer, etc.) ;
- employeurs entrés en DSN employant des populations hors périmètre ;
- établissements nouvellement entrés en DSN et n’ayant pas pu transmettre les données des organismes complémentaire.
Ces employeurs doivent continuer à déposer une déclaration annuelle des données sociales unifiées (DADS-U).
Quand doit-être effectuée une déclaration ?
Chaque mois, vous avez l’obligation de transmettre votre DSN aux différents organismes car elle permet de déclencher le paiement des cotisations mensuelles patronales. Sa date d’envoi doit avoir lieu avant le 5 ou avant le 15 du mois.
Les entreprises d’au moins 50 salariés et dont la paie est versée au cours du mois de travail doivent transmettre leur DSN avant le 5 du mois. Les autres sociétés ont un délai supplémentaire de 10 jours maximum, jusqu’au 15 du mois donc.
Quelles sont les sanctions en cas de DSN non envoyée ou erronée ?
Vous l’aurez compris, on ne rigole pas avec les DSN ! Etant donné qu’il s’agit d’un fichier officiel aux nombreux impacts, le défaut de production dans les délais vus ci-dessus peut entraîner une pénalité de 1,5% du PMSS. Cette pénalité s’applique par salarié et par mois de retard. Le montant est plafonné à 150% du PMSS par entreprise et par an. Enfin, la pénalité est calculée en fonction de l’effectif transmis lors de la dernière déclaration sociale nominative.
En cas de non-respect des obligations de DSN, l’employeur encore une pénalité de 0,5% du PMSS, et cela par salarié. Là aussi le montant est plafonné selon le nombre de salariés :
- 10 000 € si l’entreprise emploie au moins 2 000 salariés
- 750 € par entreprise si l’entreprise emploie un nombre inférieur à 2 000 salariés.
Confiez vos déclarations à des gestionnaires de paie professionnels
Maintenant que vous savez tous sur la déclaration sociale nominative, vous avez deux solutions :
- Vous gérez vous-même votre paie et vous assurez la vérification et l’envoi des DSN aux différents organismes ;
- Vous confiez cette tâche complexe et sérieuse à desgestionnaires de paie professionnels , formés à la conformité des DSN.
Si vous optez pour la deuxième solution, votre agence Opaylink est là pour vous ! Depuis plus de 5 ans, nous accompagnons des TPE, PME et cabinets d’expertise comptable dans la gestion de leur paie et de leur social afin d’assurer la conformité de leurs bulletins de paie mais aussi de leurs déclarations.
Nos gestionnaires ont toutes et tous suivi une formation complète sur les particularités de la gestion de paie et sont formés aux évolutions de ce secteur qui évolue régulièrement. Depuis le 1er janvier 2019, la nouvelle DSN n’a plus aucun secret pour eux !
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