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Avantages en nature : comment les intégrer au bulletin de salaire ?

Dans de nombreux secteurs d’activité, les salariés bénéficient d’avantages en nature. Ils doivent obligatoirement apparaître sur les bulletins de salaire et sont donc intégrés dans le logiciel de paie. Pour tout savoir sur la gestion des avantages en nature, Opaylink est là !

3 informations importantes sur les avantages en nature

Avantage en nature : de quoi s’agit-il concrètement ?

La définition la plus courante d’un avantage en nature est la suivante : “c’est la partie d’une rémunération qui ne se fait pas sous forme d’argent”. On peut alors parler de prestation complémentaire fournie par l’employeur à son salarié, de manière gratuite ou moyennant une participation financière inférieure à la valeur réelle de ce bénéfice.

Quelles différences entre avantages en nature et frais professionnels ?

Il n’est pas rare de faire l’amalgame entre frais professionnels et avantages en nature. Pourtant, il s’agit de deux éléments totalement différents. Opaylink vous dit tout !

Les frais professionnels sont engagés par le salarié

Les frais professionnels représentent les dépenses faites par un salarié dans le cadre de son activité professionnelle. Il s’agit donc des frais de restauration (repas avec un client), vestimentaires (EPI), de déplacement (péage et carburant) et les frais de logement lors d’un déplacement. Dans ces cas de figure, le salarié avance le paiement et se fait rembourser par son employeur à travers des notes de frais.

Contrairement aux avantages en nature, les frais professionnels ne sont pas intégrés au calcul de la rémunération et sont donc exonérés de cotisations sociales. Il s’agit là d’une différence très importante à prendre en compte.

Les avantages en nature sont fournis par l’employeur

En ce qui concerne les avantages en nature, ils correspondent à des prestations fournies par l’employeur lui-même. Il peut alors prendre l’intégralité des frais à sa charge mais peut également demander une participation au salarié qui est obligatoirement inférieure à la valeur réelle du bien ou du service dont il bénéficie.

Les avantages en nature permettent aux salariés de réaliser des économies sur les frais qu’ils devraient normalement assumer. De ce fait, ils sont soumis à charge et doivent apparaître sur le bulletin de salaire au niveau du salaire brut. Après calcul du salaire net imposable, ils sont déduits du salaire net versé au salarié.

L’avantage en nature peut être prévu dans une convention collective ou un accord collectif de travail, dans le contrat de travail du salarié concerné, par un usage, ou par un engagement unilatéral de l’employeur. Dans tous les cas, il doit être connu et accepté par le salarié.

Attention, il existe des particularités dans certains secteurs d’activité ou catégories de personnel. Par exemple, les salariés des hôtels, cafés et restaurants (HCR) bénéficient d’avantages particuliers, inscrits dans la convention collective dont ils dépendent.

A savoir : les titres restaurant n’entrent pas dans cette catégorie de faveurs.

Qui sont les salariés concernés par les avantages en nature ?

En règle générale, les employeurs accordent des avantages en nature aux cadres dirigeants qui sont amenés à se déplacer pour rencontrer des clients, des fournisseurs ou leurs équipes. Cependant, tous les salariés peuvent en bénéficier dès l’instant que leur poste et leurs missions le permettent. C’est alors au dirigeant de l’entreprise que revient la décision d’octroyer ces faveurs professionnelles ou non.

La gestion de paie des avantages en nature avec Silae

Il appartient au gestionnaire de paie Opaylink de veiller à bien renseigner les avantages en nature que vous lui transmettrez dans le logiciel de paie Silae. Pour cela, nous communiquons régulièrement avec nos clients pour connaître les modifications à apporter. Nous procédons à la mise à jour des avantages en nature dans Silae pour assurer l’exactitude des bulletins de paie édités.

Comment paramétrer facilement les avantages en nature dans le logiciel Silae ?

Quels que soient les avantages en nature octroyés à vos salariés, le logiciel de paie Silae vous permet de les renseigner de façon rapide et très simple. En utilisant Silae, votre gestionnaire de paie dispose d’un encart dédié à ces informations sur la fiche de chaque salarié. Une fois renseigné, ils se déclenchent chaque mois de façon automatique.

Pour ajouter un avantage en nature dans Silae, il vous suffit de vous rendre sur la fiche d’un salarié et de choisir l’avantage dans la liste affichée automatiquement. Vous pouvez également réaliser cette action en masse si l’ensemble ou une partie de vos salariés en bénéficient.

À tout moment, vous avez la possibilité de l’enlever ou de le mettre à jour en cas de changement. Chaque modification est alors prise en compte automatiquement et sera appliquée au prochain bulletin de salaire édité.

Quels sont les impacts des avantages en nature sur la gestion de paie ?

La réponse est très simple : aucun ! Nos gestionnaires de paie professionnels connaissent parfaitement les différents éléments qui entrent en compte dans le calcul d’une rémunération.

Grâce à la simplicité d’utilisation du logiciel Silae, ces avantages n’ont aucun impact sur la gestion de paie. En revanche, comme indiqué précédemment, il est obligatoire de les indiquer dans les fiches de salaire. Nous vérifions donc systématiquement la présence de ces informations pour les salariés concernés.

‍Quels sont les différents types d’avantages en nature ?

Passons en revue ensemble les avantages en nature les plus couramment accordés aux salariés.

La mise à disposition d’un véhicule personnel

L’utilisation privée d’un véhicule d’entreprise mis à la disposition du salarié à des fins professionnelles et personnelles constitue un avantage en nature.

La mise à disposition d’un logement

Un salarié peut bénéficier d’un logement mis à disposition par l’entreprise qui en est propriétaire ou locataire. Dans ce cas, le salarié jouit de l’habitation gratuitement.

La prise en charge des outils technologiques (NTIC)

Lorsque l’employeur met à disposition un outil technologique comme un téléphone, un ordinateur ou une tablette, et que le salarié l’utilise à titre privé, cela constitue un avantage en nature.

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